Hoe de e-factuur in de praktijk functioneert

Resultaten van de landelijke enquête naar de stand van invoering van de e-factuur onder 644 deelnemers

Formeel is de e-factuur bij de meeste gebruikers aangekomen. In de dagelijkse bedrijfspraktijk ziet het beeld er echter anders uit: bij inkomende facturen overheerst nog altijd de pdf, iets meer dan de helft geeft aan meer werk te hebben dan voorheen, en ongeveer één op de vier gebruikers loopt regelmatig tegen transacties aan die niet in de gestructureerde dataset van de e-factuur kunnen worden weergegeven. De belangrijkste bevindingen van de eurofactura-enquête in één oogopslag.

Inhoud

1. Waar de enquête over ging
2. De belangrijkste resultaten in één oogopslag
3. Wie er heeft gereageerd en hoe de cijfers te lezen zijn
4. Formeel aangekomen, in de praktijk nog niet
5. De werklast stijgt in plaats van te dalen
6. Waar het datamodel van de EN 16931 zijn grenzen bereikt
7. Noch bedrijfsomvang noch automatisering beschermt tegen problemen
8. Een blik vooruit
9. Wat gebruikers nodig hebben
10. Duiding: wat er uit de resultaten valt af te leiden
11. Conclusie: waar nu actie nodig is
12. Bronnen

Waar de enquête over ging

Sinds 1 januari 2025 moeten bedrijven in Duitsland in binnenlandse transacties tussen bedrijven e-facturen kunnen ontvangen. Als e-factuur geldt daarbij alleen een factuur in een gestructureerd elektronisch formaat dat voldoet aan de Europese norm EN 16931, zoals ZUGFeRD of XRechnung. De norm legt vast welke gegevens een e-factuur kan bevatten en in welke structuur. Voor het uitreiken van facturen gelden overgangstermijnen die nu gefaseerd aflopen: vanaf 1 januari 2027 moeten bedrijven met een omzet van meer dan € 800.000 in het voorgaande jaar e-facturen versturen, vanaf 1 januari 2028 ook alle andere. Met het EU-initiatief ViDA (“VAT in the Digital Age”), aangenomen in maart 2025, ligt bovendien de volgende stap na de e-factuurplicht al vast: voor grensoverschrijdende transacties binnen de EU moeten factuurgegevens voortaan snel en elektronisch aan de belastingdienst worden gemeld. Ook voor binnenlandse transacties tussen bedrijven is een nationaal meldsysteem voor de btw gepland: de btw-relevante gegevens van elke afzonderlijke factuur moeten snel worden doorgegeven aan een centraal platform van de belastingdienst. De verplichte e-factuur is daarvoor de technische voorwaarde.

Hoe ervaren gebruikers de e-factuur in de dagelijkse praktijk? eurofactura e.V. heeft deze vraag onderzocht in een landelijke online-enquête. Van 1 augustus tot en met 30 september 2026 konden bedrijven en organisaties deelnemen die e-facturen ontvangen, verwerken of versturen.

De enquête draaide om vijf vragen:

Hoe ver is de e-factuur bij ontvangst, verwerking en verzending daadwerkelijk ingevoerd?

Kunnen echte transacties in het e-factuurformaat worden weergegeven – en hoe gaan gebruikers ermee om als dat niet lukt?

Waar in het proces ontstaan problemen, hoeveel werk brengt dat met zich mee en komt het verwachte nut tot stand?

Hoe goed kennen gebruikers de komende ontwikkelingen zoals ViDA, Digital Reporting en Peppol?

Welke ondersteuning hebben ze nodig?

Zo is de enquête uitgevoerd en geanalyseerd

De enquête vond online plaats; anoniem deelnemen was mogelijk. De vragenlijst volgt de levenscyclus van een factuur. Een verplicht deel met zeven themablokken (invultijd ongeveer vijf tot acht minuten) ging over het profiel van het bedrijf, de verspreiding en invoering van de e-factuur, formaten en verzendkanalen, de voorbereiding op de verzendplicht, problemen in het proces, de mogelijkheid om transacties weer te geven en de bekendheid met komende ontwikkelingen: ViDA, digitale meldsystemen voor btw-gegevens en mogelijke toekomstige verzendkanalen zoals Peppol.

Daarna konden de deelnemers kiezen of ze nog meer vragen wilden beantwoorden. Iets meer dan de helft vulde dit vrijwillige verdiepende deel in (ongeveer vijf tot tien minuten): 241 van de 471 gebruikers (51,2%). Daarin werd onder meer gevraagd naar bedrijfsomvang, omzet en factuurvolume, verzendkanalen, de oorzaken van problemen, werklast en kosten, archivering, de omgang met transacties die niet kunnen worden weergegeven en de behoefte aan ondersteuning.

De meeste vragen boden vaste antwoordmogelijkheden, deels met één keuze, deels met meerdere keuzes; waar meerdere antwoorden mogelijk waren, staat dat bij de resultaten vermeld. De vragen waren neutraal geformuleerd, met tegenopties, symmetrische schalen en de mogelijkheid om “weet ik niet” te antwoorden. Daarnaast waren er open tekstvelden, vooral in het verdiepende deel: bijvoorbeeld over het grootste invoeringsprobleem, over de oorzaken van de beschreven problemen, over voorbeelden van transacties die niet kunnen worden weergegeven en voor afsluitende opmerkingen.

In totaal zijn er 434 open antwoorden van 179 gebruikers. Deze zijn geanalyseerd met een kwalitatieve inhoudsanalyse op basis van een vast coderingsschema. Ter kwaliteitsborging zijn twee aselecte steekproeven een tweede keer onafhankelijk gecodeerd, zonder kennis van de eerste codering. Bij de centrale categorieën – de mogelijkheid om transacties weer te geven en de wensen voor ondersteuning – komen beide coderingen zeer goed overeen.

De resultaten werden voor het eerst gepresenteerd op de 13e ZUGFeRD-ontwikkelaarsdagen op 16 oktober 2026.

Wie er heeft gereageerd en hoe de cijfers te lezen zijn

In totaal kwamen er 644 reacties binnen. Alleen de antwoorden van deelnemers die aangaven zelf gebruiker van de e-factuur te zijn, zijn geanalyseerd: 471 reacties. De antwoorden van 173 pure leveranciers van oplossingen, dienstverleners en providers uit de e-factuursector zijn uit de resultaten gefilterd. Deelnemers met beide rollen – die zelf e-facturen ontvangen of versturen en tegelijk oplossingen aanbieden (82 van de 471, 17,4%) – zijn niet uitgesloten. Hun antwoorden zijn als gebruikersantwoorden meegenomen in de analyse; dat is een van de redenen voor de hoge digitale affiniteit van de steekproef (zie hieronder). Daarnaast vulden 241 gebruikers het vrijwillige verdiepende deel in, en 179 respondenten gaven open antwoorden.

Basis: alle 644 ontvangen reacties.

De deelnemers zijn verdeeld over vier sectorgroepen: dienstverlening en publieke/sociale sector (150 van de 471, 31,8%), bouw en ambacht (109, 23,1%), industrie en productie (106, 22,5%) en handel en logistiek (98, 20,8%). Binnen deze groepen zijn vier afzonderlijke sectoren met elk meer dan 50 deelnemers vertegenwoordigd: industrie (89, 18,9%), handel (86, 18,3%), ambacht (80, 17,0%) en IT en communicatie (74, 15,7%). De bedrijfsomvang is alleen in het verdiepende deel gevraagd: bijna de helft heeft daar maximaal 20 medewerkers (116 van de 241), iets meer dan een vijfde meer dan 250 (53 van de 241).

Basis: 471 gebruikers.

Basis: 241 deelnemers aan het verdiepende deel (alleen daar gevraagd).

De deelnemers zijn vooral via drie verzendlijsten geworven: via de ZUGFeRD Community met meer dan 10.000 gebruikers van de e-factuur, om gericht bedrijven te bereiken die al ervaring met de invoering hebben; via een mailinglijst met meer dan 10.000 ambachtsbedrijven; en via een andere verzendlijst met meer dan 10.000 ontvangers van digitale facturen – waaronder bijvoorbeeld bedrijven die facturen tot nu toe als pdf per e-mail ontvangen. Daarnaast riep het Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) in een nieuwsbericht op tot deelname, verscheen bij heise online een nieuwsbericht over de enquête en werd via sociale media voor deelname geworven. Het gaat dus om een gemakssteekproef: wie heeft deelgenomen, heeft daar zelf voor gekozen. De resultaten zijn daarom niet representatief en kunnen niet worden doorgetrokken naar de Duitse economie als geheel.

Deelnemers met ervaring

De deelnemers hebben een sterke affiniteit met de e-factuur. 217 van de 471 (46,1%) factureren ook aan overheidsopdrachtgevers en hebben daardoor ervaring met XRechnung. 82 (17,4%) zijn tegelijk gebruiker en aanbieder, 74 (15,7%) komen uit IT en communicatie.

Dat blijkt ook uit een vergelijking met de e-factuurenquête van de Centrale Bond van het Duitse Ambacht (ZDH). De ZDH heeft daarvoor van 12 januari tot en met 27 februari 2026 ambachtsbedrijven ondervraagd, geworven via 52 ambachtskamers in alle 16 deelstaten; 1.926 bedrijven namen deel. Er werd onder meer gevraagd naar ontvangst, verwerking en verzending van e-facturen, naar formaten, verzendkanalen en archivering en naar werklast, kosten en nut. De ZDH publiceerde de resultaten in mei 2026. De vergelijking laat zien:

Basis eurofactura: alle gebruikers resp. alle ontvangers van e-facturen; verwerking volgens eigen inschatting; werklast: ontvangers in het verdiepende deel. Basis ZDH: 1.926 bedrijven; aandelen omgerekend naar de respondenten per vraag, vandaar n ≈.

Het verschil bestaat ook binnen hetzelfde ambacht: van de 80 ambachtsbedrijven in de eurofactura-enquête versturen er 53 (66,2%) zelf e-facturen. De deelnemers aan de eurofactura-enquête zijn dus verder gevorderd dan die van de ZDH-enquête. Beide enquêtes berusten op zelfselectie; geen van beide is een maatstaf voor alle gebruikers.

Voor het lezen van de resultaten volgt daaruit tweeërlei. Hoge invoeringscijfers zijn niet door te trekken naar de brede markt. En problemen die zelfs bij deze ervaren groep deelnemers optreden, wegen des te zwaarder.

Toelichting bij cijfers en citaten

Niet elke vraag was gericht aan alle deelnemers. Vragen over de verwerking van inkomende e-facturen kregen bijvoorbeeld alleen bedrijven die e-facturen ontvangen. De percentages hebben daarom niet altijd betrekking op alle 471 gebruikers, maar op een referentiegrootte (basis): het aantal deelnemers dat de betreffende vraag heeft beantwoord. Bij de vragen over verwerking zijn dat 375 ontvangers, bij vragen uit het vrijwillige verdiepende deel ten hoogste 241 gebruikers. De basis staat bij elke waarde vermeld: in de tekst bijvoorbeeld als “207 van de 375 ontvangers”, in tabellen en tussen haakjes als “n = 375”.

Open antwoorden laten zien welke ervaringen gebruikers opdoen en hoe divers die zijn – maar niet hoeveel gebruikers een bepaalde ervaring delen. Wie iets niet opschrijft, heeft het immers niet per se niet meegemaakt. Hoe vaak een onderwerp in de open antwoorden voorkomt, wordt daarom niet in procenten aangegeven, maar met drie vaste gradaties die elk voor een bepaald aantal personen staan: “incidenteel” (een of twee personen), “meermaals” (drie tot negen) en “herhaaldelijk” (tien of meer). Alle citaten zijn afkomstig van deelnemers die met publicatie hebben ingestemd. Ze zijn geanonimiseerd en alleen met de sector aangeduid. Duidelijke tik-, spel- en interpunctiefouten zijn zorgvuldig gecorrigeerd zonder de bewoording te veranderen; weglatingen zijn aangegeven met […]. De citaten zijn vertaald uit het Duits.

Formeel aangekomen, in de praktijk nog niet

Of de e-factuur is aangekomen, valt op twee niveaus te beantwoorden. Formeel betekent: een bedrijf ontvangt of verstuurt e-facturen. In de praktijk betekent: de e-factuur bepaalt het dagelijkse werk – ze vormt het grootste deel van de facturen en wordt zonder handwerk verder verwerkt. Op het eerste niveau zijn de deelnemers ver gevorderd, op het tweede nog niet.

375 van de 471 gebruikers (79,6%) ontvangen al e-facturen in de dagelijkse bedrijfsvoering. De overgrote meerderheid doet dat echter slechts gedeeltelijk, naast pdf- en papieren facturen (298 van de 375). Dat is de toegestane normale situatie. Veelzeggender is het aandeel: 207 van de 375 ontvangers (55,2%) krijgen nog overwegend pdf of papier, slechts 48 (12,8%) overwegend e-facturen.

Basis: 471 gebruikers.

Volgens eigen inschatting verwerken 122 van de 375 ontvangers (32,5%) inkomende e-facturen overwegend geautomatiseerd. 134 (35,7%) werken deels geautomatiseerd, deels handmatig, 114 (30,4%) overwegend handmatig – bijvoorbeeld door overtypen of via de pdf-weergave.

Bij het versturen zijn de deelnemers verder. 320 van de 471 gebruikers (67,9%) versturen zelf e-facturen, 197 van hen (61,6%) zelfs overwegend. Bij bedrijven die zowel ontvangen als versturen, is de uitgaande kant meestal verder dan de inkomende (148 van de 255, 58,0%). Op de verzendplicht vanaf 2027/2028 voelen 288 van de 471 gebruikers (61,1%) zich volledig of grotendeels voorbereid; 46 (9,8%) zijn nog niet begonnen. Vanaf 2027 geldt de verzendplicht eerst voor bedrijven met een omzet van meer dan € 800.000 in het voorgaande jaar. Van de deelnemers aan het verdiepende deel zitten 150 van de 240 (62,5%) boven deze drempel, in de ZDH-enquête 44,0% van de ambachtsbedrijven (n ≈ 1.926).

Basis: 471 gebruikers; weet niet / geen antwoord: 5 (1,1%).

Basis: 471 gebruikers.

Formaten en verzendkanalen

Bij de formaten overheerst ZUGFeRD/Factur-X, gevolgd door XRechnung:

Basis: ontvangers resp. verzenders van e-facturen; meerdere antwoorden mogelijk, daarom totaal boven 100%.

E-facturen worden bijna altijd per e-mail verzonden: 97,0% van de ontvangers en 95,8% van de verzenders in het verdiepende deel gebruiken deze weg (n = 199 resp. 168). Via het Peppol-netwerk verstuurt 13,1%.

Bij formaten en verzendkanalen verschillen de deelnemers aan de eurofactura-enquête nauwelijks van de ambachtsbedrijven in de ZDH-enquête. Ook in de ZDH-enquête overheerst bij het versturen ZUGFeRD (75,9%) vóór XRechnung (45,2%, telkens n ≈ 692), en e-facturen worden vrijwel uitsluitend per e-mail ontvangen (97,7%, n ≈ 1.841) en verstuurd (94,9%, n ≈ 706). Peppol speelt daar vrijwel geen rol (ontvangst 0,3%, verzending 1,5%).

In de open antwoorden bekritiseren deelnemers herhaaldelijk de veelheid aan formaten, versiewisselingen of het hybride formaat van pdf en XML. Ook beschrijven ze herhaaldelijk problemen met het verzendkanaal, zoals eigen portalen en platforms van klanten:

“Door de verschillende formaten en gegevens die veel klanten willen hebben, is het niet meer mogelijk om facturen uniform op te stellen. Hetzelfde veld, verschillende eisen van klanten. Bij overheidsopdrachtgevers zijn er te veel portalen die gebruikt moeten worden. […]”(Deelnemer uit de handel)

“Het formaat is redelijk duidelijk. Maar het verzendkanaal is verschrikkelijk chaotisch. Sommige concerns willen dat hun eigen platform wordt gebruikt. Overheidsopdrachtgevers ook. […]”(Deelnemer uit het ambacht)

De werklast stijgt in plaats van te dalen

De e-factuur moet processen vereenvoudigen. Voor de meerderheid van de deelnemers heeft dat effect zich nog niet voorgedaan. In het verdiepende deel werd gevraagd naar de verandering ten opzichte van de periode vóór de overstap, dus ten opzichte van papieren en pdf-facturen:

Basis: 238 deelnemers aan het verdiepende deel.

In het verdiepende deel werd ook gevraagd naar de kosten van de overstap, eenmalig en jaarlijks terugkerend. Ongeveer een derde noemt eenmalige kosten van meer dan € 5.000 (79 van de 237), bijna een kwart kan de kosten niet becijferen. In totaal gaven 148 deelnemers aan het verdiepende deel een bedragcategorie op voor de eenmalige of de terugkerende kosten, bijvoorbeeld “tot € 1.000” of “€ 5.000 tot € 25.000”.

Van de 139 onder hen die ook de vragen over werklast en financiële gevolgen beantwoordden, zien 102 (73,4%) noch financieel noch qua werklast enige ontlasting. Het duidelijkst overheerst de hogere werklast bij het opstellen en versturen (54 van de 167 verzenders in het verdiepende deel, 32,3%). Bij de verdere verwerking van inkomende facturen houden hogere (27,0%) en lagere werklast (33,2%) elkaar ongeveer in evenwicht (n = 196).

Voor de ambachtsbedrijven in de ZDH-enquête valt de balans nog ongunstiger uit. Ongeveer de helft van hen meldt een hogere werklast dan bij pdf-facturen, zowel bij de ontvangst (49,6%, n ≈ 1.841) als bij de verdere verwerking (51,2%, n ≈ 1.812). In de eurofactura-enquête is dat 24,9% (49 van de 197) resp. 27,0% (53 van de 196). 60,3% van de factuurversturende ambachtsbedrijven beoordeelt het nut van de e-factuur als gering of eerder gering (n ≈ 707). De ambachtsbedrijven in de ZDH-enquête worden dus duidelijk zwaarder belast dan de deelnemers aan de eurofactura-enquête.

De open antwoorden bevestigen dit beeld. Deelnemers laten zich herhaaldelijk uit over extra werk, kosten of uitblijvend nut; slechts weinigen melden daarentegen ervaren nut.

“De e-factuur zou zogenaamd de werktijd verkorten, omdat alles geautomatiseerd verloopt. De realiteit is precies het tegenovergestelde, want de werklast is hoger geworden. […]”(Deelnemer uit de handel)

Er zijn echter ook andere ervaringen. Deelnemers melden herhaaldelijk positieve ervaringen of problemen die inmiddels zijn opgelost:

“XRechnung is geen slechte zaak: als je het eenmaal begrijpt, scheelt het tijd en is het eenvoudig te gebruiken. […]”(Deelnemer uit het ambacht)

Waar het in het proces hapert

Er werd gevraagd op welke punten in het proces problemen optreden. Daarmee zijn de stations bedoeld die een e-factuur in een bedrijf doorloopt: aan de inkomende kant ontvangst, visualisatie (weergave in leesbare vorm), validatie (controle op conformiteit met de norm), conversie naar andere formaten en verwerking in het eigen systeem, aan de uitgaande kant opstellen en versturen, en daarnaast de archivering. Wie ten minste één station noemde, werd bovendien gevraagd welk daarvan de meeste werklast veroorzaakt.

Basis middelste kolom: 471 gebruikers; meerdere antwoorden mogelijk. Basis rechterkolom: 334 gebruikers met ten minste één probleempunt; één antwoord; 13,8% kan de grootste bron van werklast niet eenduidig aanwijzen.

335 van de 471 gebruikers (71,1%) noemen ten minste één punt in het proces waar problemen optreden; 109 (23,1%) hebben geen noemenswaardige problemen. Het vaakst genoemd worden validatie (33,5%), opstellen (31,4%) en verwerking (29,7%).

Opstellen, validatie en verwerking vormen ook bij de grootste werklast de kopgroep.

Waar het bij de afzonderlijke stations precies hapert, werd in het verdiepende deel nagevraagd: wie een station als probleempunt had aangevinkt, kon de oorzaken nader aangeven (meerdere antwoorden mogelijk) en vrij beschrijven. Voor de drie hoofdstations ontstaat een duidelijk beeld:

Basis: deelnemers aan het verdiepende deel die het betreffende station als probleempunt noemden; meerdere antwoorden mogelijk. Vanwege de verschillende bases zijn de waarden alleen binnen één station vergelijkbaar.

Bij verwerking en opstellen concentreren de problemen zich telkens op één hoofdoorzaak: gegevens die niet automatisch in het systeem komen, en inhoud die niet kan worden weergegeven. Bij de validatie liggen twee oorzaken gelijk op, en beide betreffen de begrijpelijkheid van de controle: foutmeldingen zijn moeilijk te interpreteren, en het blijft onduidelijk of een factuur aan de eisen voldoet. Bij de overige stations zijn de antwoorden breder verdeeld. Bij de ontvangst zijn facturen bijvoorbeeld technisch niet leesbaar of ontbreken verplichte gegevens (elk 58,9%, n = 56), bij het versturen kunnen of willen ontvangers de e-factuur niet aannemen, of is het verzendkanaal onduidelijk (elk 59,4%, n = 32).

Validatie: vaak gecontroleerd, zelden gedocumenteerd

Ongeveer twee derde controleert e-facturen op conformiteit: 242 van de 369 ontvangers (65,6%) controleren inkomende, 215 van de 311 verzenders (69,1%) uitgaande facturen. Omgekeerd controleert bijna een derde van de verzenders de eigen facturen niet of weet het niet.

Wie controleert, controleert meestal ook inhoudelijk: 97 van de 236 deelnemers aan het verdiepende deel (41,1%) controleren regelmatig ook bedrijfsregels zoals verplichte velden en rekenkundige consistentie. De controle wordt daarentegen zelden gedocumenteerd. Slechts 43 van de 238 (18,1%) bewaren het validatierapport.

Basis: inkomende controle alleen ontvangers (n = 369), uitgaande controle alleen verzenders (n = 311), overige waarden deelnemers aan het verdiepende deel. Met bedrijfsregels worden verplichte velden en rekenkundige consistentie bedoeld.

De controle zelf wordt daarbij een bron van conflicten. In de open antwoorden melden deelnemers herhaaldelijk tegenstrijdige, te strenge of onbegrijpelijke controleresultaten en afgewezen facturen.

“Validatie […] vaak te streng. In plaats van een e-factuur van waarschuwingen te voorzien, worden sommige volledig afgewezen. Dit leidt tot extreem veel werk (discussie met de factuurverzender of het klopt of niet; de factuurverzender kan vanwege de software niet anders factureren) – meestal grijpen we dan, in strijd met de regels, terug op het pdf-deel van de factuur en verwerken we dat.”(Deelnemer uit de handel)

“Volgens de validator zijn inkomende facturen niet conform, maar de leveranciers weten niet beter. Wat dan te doen vanaf 2027? […]”(Deelnemer uit de industrie)

Waar het datamodel van de EN 16931 zijn grenzen bereikt

Een centrale vraag van de enquête was of de eigen factuurinhoud volledig kan worden weergegeven in de gestructureerde dataset van de e-factuur. Die vraag is aan alle 471 gebruikers gesteld. 231 van hen (49,0%) beantwoorden dat bevestigend. 178 gebruikers (37,8%) melden dat bepaalde transacties niet of slechts gedeeltelijk kunnen worden weergegeven; 62 (13,2%) kunnen het niet beoordelen. Kijkt men alleen naar de 320 gebruikers die zelf e-facturen opstellen en versturen, dan ontstaat een vergelijkbaar beeld: 110 van hen (34,4%) lopen tegen zulke grenzen aan.

Het gaat daarbij niet om zeldzame uitzonderingen. Van de 178 gebruikers met grenzen bij de weergave zeggen er 118 (66,3%) dat zulke gevallen regelmatig of vaak voorkomen. Afgezet tegen alle ondervraagde gebruikers is dat ruim één op de vier. Grenzen worden in alle sectorgroepen gemeld.

Het gaat vooral om typische inhoud van het zakelijke verkeer tussen bedrijven:

Basis: 178 gebruikers met grenzen bij de weergave; meerdere antwoorden mogelijk. De eerste drie vormen een kopgroep, zonder vaste rangorde.

In de open antwoorden worden deze gevallen concreet. Herhaaldelijk genoemd worden bijlagen, prestatie- en urenverantwoordingen en pakbonnen, branchespecifieke aanvullende gegevens, voorschot-, deel- en eindfacturen, correcties en creditnota’s, regelstructuren en verzamelfacturen, en fiscale en prijsrechtelijke bijzondere gevallen. Meermaals gaat het om betalingskorting, kortingen en bonussen.

“Het grootste probleem is dat het bedrag en de datum van de betalingskorting op dit moment alleen als vrije tekst worden doorgegeven. […]”(Deelnemer uit het ambacht)

Een deel van degenen die in de open antwoorden problemen met de weergave beschrijven, schrijft de oorzaak uitdrukkelijk toe aan de EN 16931 of aan het formaat. Dat is de inschatting van de deelnemers, geen bewijs voor de oorzaak.

“[…] ontbrekende genormeerde datavelden die typische factuurinhoud volledig dekken. Er wordt genormeerd en ontwikkeld voor belastingautoriteiten, niet een praktijkgerichte totaaloplossing voor bedrijven (zwaartepunt B2B).”(Deelnemer uit de financiële en verzekeringssector)

“[…] Bovendien volstaat de door de wetgever voorgeschreven standaard vaak niet om de veelheid aan bedrijfsprocessen weer te geven. […]”(Deelnemer uit het ambacht)

Als het datamodel niet past, wordt er uitgeweken

Hoe gaan bedrijven om met gevallen die niet kunnen worden weergegeven? Deze vraag kregen de deelnemers aan het verdiepende deel die grenzen bij de weergave hadden gemeld:

Basis: 97 deelnemers aan het verdiepende deel met grenzen bij de weergave; meerdere antwoorden mogelijk.

61 van de 97 (62,9%) gebruiken ten minste één weg buiten de standaard: ze zien voor deze gevallen af van de e-factuur, voegen een pdf of bijlage toe of wijken uit naar een ander formaat. Waar een e-factuur verplicht is, geldt een factuur in een andere vorm juridisch alleen als “overige factuur” (sonstige Rechnung); voor de ontvanger kan de aftrek van voorbelasting dan in gevaar komen. De basis is weliswaar smal. Het patroon wordt echter onafhankelijk daarvan bevestigd: in de open antwoorden beschrijven deelnemers herhaaldelijk uit zichzelf uitwijkoplossingen – van terugvallen op de pdf via gegevens in vrije tekstvelden tot het dubbel versturen als pdf en e-factuur.

“Ik zet in mijn facturen altijd aanvullend de gewerkte uren per dag en wat er is gedaan. Omdat XRechnung daar niet in voorziet, verstuur ik de factuur altijd als pdf en als XRechnung.”(Deelnemer uit de IT-sector)

Ontvangers beschrijven herhaaldelijk de keerzijde: velden worden afhankelijk van de opsteller verschillend gevuld, wat de automatische verdere verwerking bemoeilijkt.

“[…] Verplichte velden worden rudimentair gevuld en alle informatie wordt als vrije tekst meegeleverd (note), wat een machinale verwerking onmogelijk maakt.”(Deelnemer uit de handel)

Noch bedrijfsomvang noch automatisering beschermt tegen problemen

Een voor de hand liggende verklaring zou zijn dat vooral kleine bedrijven met weinig middelen of bedrijven die handmatig werken het moeilijk hebben. De gegevens bevestigen dat niet.

Bedrijfsomvang: Bedrijven met meer dan 250 medewerkers melden duidelijk vaker grenzen bij de weergave (35 van de 53, 66,0%) dan kleinere bedrijven (afhankelijk van de grootteklasse ongeveer 30 tot 39%). Een plausibele verklaring zijn complexere transacties in grote bedrijven. De bedrijfsomvang is alleen in het verdiepende deel uitgevraagd.

Basis: deelnemers aan het verdiepende deel met opgave van omvang (n = 236).

Automatisering: Wie inkomende e-facturen overwegend geautomatiseerd verwerkt, noemt nauwelijks minder vaak ten minste één probleempunt (80 van de 122, 65,6%) dan wie overwegend handmatig werkt (85 van de 114, 74,6%). Het verschil is niet duidelijk. Bij de werklast is er daarentegen een duidelijk verschil: van de geautomatiseerd werkende ontvangers in het verdiepende deel hebben er 27 van de 64 (42,2%) meer werk dan voorheen, van de handmatig werkende 48 van de 62 (77,4%).

Basis: ontvangers van e-facturen met opgave over de verwerking.

Automatisering verlaagt dus de werklast, maar neemt de frictie niet weg.

“[…] Wij leveren sinds 2025 alleen nog e-facturen, met weinig extra werk dankzij automatisering – maar moeten inmiddels een groot deel van onze omzet via klantspecifieke portalen en dus grotendeels handmatig afhandelen. Daardoor ‘explodeert’ onze werklast.”(Deelnemer uit de IT-sector)

Waar gebruikers de oorzaak van problemen leggen

In de open antwoorden plaatsen de deelnemers problemen vrijwel uitsluitend buiten het eigen bedrijf: bij leveranciers, bij softwareaanbieders en dienstverleners, bij wetgever en overheid en in de norm. Het eigen bedrijf wordt door duidelijk minder deelnemers genoemd dan elk van deze partijen.

Basis: 179 gebruikers met open antwoord; alleen uitdrukkelijke toeschrijvingen, meerdere per persoon mogelijk.

Deelnemers beschrijven herhaaldelijk problemen die bij zakenpartners ontstaan: zo sturen leveranciers bijvoorbeeld foutieve of onvolledige e-facturen of kennen ze de eisen niet, terwijl klanten speciale eisen stellen, zoals eigen portalen of extra velden.

“Vaak foutieve facturen en geen begrip bij de opsteller. […]”(Deelnemer uit de IT-sector)

“Softwareaanbieders onderschatten de opgave. Daardoor staan bedrijven machteloos tegenover de situatie.”(Deelnemer uit de IT-sector)

“Er zijn geen centraal beheerde validatieartefacten die door de overheid zijn vastgesteld. Dat leidt tot de meest uiteenlopende interpretaties door validerende partijen en tot een regelrechte markt of zelfs dierentuin van oplossingen. Dat helpt niet. De wetgever moet op dit punt dringend ingrijpen.”(Deelnemer uit de IT-sector)

Deze toeschrijving laat zien hoe de gebruikers de situatie ervaren – niet waar de oorzaken werkelijk liggen.

Een blik vooruit

Met de verzendplicht is de ontwikkeling niet afgerond. In maart 2025 heeft de EU het hervormingspakket ViDA (“VAT in the Digital Age”) aangenomen. Het moet vooral grensoverschrijdende btw-fraude tegengaan, zoals carrouselfraude. De kern is een digitaal meldsysteem (Digital Reporting): vanaf 1 juli 2030 moeten facturen voor B2B-transacties tussen bedrijven in verschillende EU-lidstaten als e-factuur worden uitgereikt, en moeten de gegevens daarvan snel aan de belastingdienst worden gemeld. Voor binnenlandse transacties is in Duitsland een eigen, transactiegebonden meldsysteem gepland, waarmee factuurgegevens snel aan een centraal platform van de belastingdienst moeten worden doorgegeven; de verplichte e-factuur is daarvoor de technische voorwaarde. Een wettelijk vastgelegde startdatum voor dit nationale meldsysteem is er nog niet (stand: oktober 2026); het systeem wordt momenteel uitgewerkt in een werkgroep van de federale overheid en de deelstaten en moet uiterlijk op 1 januari 2035 zijn afgestemd op het EU-systeem. De deelnemers hebben deze ontwikkelingen nauwelijks in beeld:

Basis: 471 gebruikers; zelfinschatting van het eigen kennisniveau.

De voorbereiding is dan ook gering. Slechts 65 van de 471 gebruikers (13,8%) voelen zich volledig of grotendeels voorbereid op toekomstige digitale meldplichten. 232 (49,3%) zijn nog niet begonnen, 108 (22,9%) kunnen het niet beoordelen. Ter vergelijking: op de verzendplicht voelt 61,1% zich voorbereid.

Basis: 471 gebruikers.

De bekendheid is bovendien ongelijk verdeeld: ze is duidelijk lager in het ambacht, bij uitsluitend nationaal actieve bedrijven en bij kleinere bedrijven. In de open antwoorden spelen het meldsysteem en ViDA vrijwel geen rol.

“Gezien het feit dat e-facturen al over een paar jaar naar de belastingdienst moeten worden gestuurd, is er op dit moment heel weinig bekend. […]”(Deelnemer uit de IT-sector)

Ook aan de aanbiederskant is het informatieniveau laag. In juni 2026 heeft de Verband elektronische Rechnung (VeR), de vereniging van aanbieders van e-factuursoftware, een stemmingsbeeld van de Duitse economie over de e-factuur en het digitale meldsysteem opgesteld: Stimmungsbild der deutschen Wirtschaft zu E-Rechnung und digitalem Meldesystem (in het Duits). De 143 deelnemers komen uit de aanbiederskant, de overheid, de advieswereld en het bedrijfsleven; de resultaten worden niet per rol uitgesplitst. 99 van hen (69,2%) voelen zich eerder slecht of helemaal niet geïnformeerd over het geplande nationale meldsysteem.

Peppol: wat gebruikers willen, wat aanbieders verwachten

Wat het toekomstige verzendkanaal betreft, willen 335 van de 471 gebruikers (71,1%) e-mail, 57 (12,1%) Peppol. 55 (11,7%) gebruiken Peppol al of hebben er concrete plannen voor.

De aanbiederskant verwacht het tegenovergestelde. In het VeR-stemmingsbeeld – een inschatting uit de kring van oplossingsaanbieders – rekenen 99 van de 143 respondenten (69,2%) erop dat Peppol zich als verzendkanaal doorzet, slechts 36 (25,2%) op e-mail. De prognose van de aanbiederskant is daarmee vrijwel het omgekeerde van de wens van de gebruikers.

Gebruikers: eurofactura-enquête. Aanbiederskant: VeR-stemmingsbeeld juni 2026, 143 vragenlijsten; prognose welke verzendkanalen zich zullen doorzetten.

De tegenstelling wordt minder scherp als men de kennis meeweegt. Wie Peppol naar eigen inschatting goed kent, wil het overwegend als verzendkanaal (33 van de 57, 57,9%) en gebruikt of plant het grotendeels (40 van de 57). Van wie er alleen van gehoord heeft, wil 10,2% het (n = 235). Wie er nog nooit van gehoord heeft, wil het helemaal niet (n = 179). De wens voor e-mail is dus vooral wijdverbreid waar Peppol weinig bekend is; wie Peppol kent, staat duidelijk opener tegenover dit verzendkanaal.

Basis: 471 gebruikers; zelfinschatting van de kennis van Peppol.

Wat gebruikers nodig hebben

Er werd gevraagd wat het meest zou helpen bij de invoering van de e-factuur. Er waren maximaal drie antwoorden mogelijk:

Basis: 392 gebruikers met opgave. Omdat maximaal drie antwoorden mogelijk waren, betekent een lage waarde een lagere prioriteit, niet een ontbrekende behoefte.

Praktijkgerichte informatie, betere software en duidelijkere wettelijke voorschriften vormen met 43 tot 45% een kopgroep. Ook in de open antwoorden is “kennis, informatie en regelgeving” het meest voorkomende onderwerp. Deelnemers beschrijven herhaaldelijk onduidelijke of ontbrekende voorschriften, gebrek aan kennis bij zakenpartners en softwareaanbieders en eigen onzekerheid.

“Veel bedrijven zijn naar mijn mening niet goed geschoold. Verder zijn de softwareleveranciers deels nog niet zo ver als ze eigenlijk kort voor de e-factuurplicht zouden moeten zijn. […]”(Deelnemer uit de industrie)

“Je staat er behoorlijk alleen voor, je weet niet wat er precies wordt geëist en hoe je het in het bedrijf invoert. […]”(Deelnemer uit de industrie)

De geuite wensen zijn vooral gericht op uniformiteit, bindende voorschriften en betere informatie. Meermaals wordt gevraagd om een officiële, kosteloze validatietool en om duidelijke, bindende documentatie over welke gegevens in welk veld van de e-factuur thuishoren.

“Duidelijke, betrouwbare en begrijpelijke documentatie van de voorschriften voor het vullen van de velden, met uitzonderingen en voorbeelden, zou erg belangrijk zijn. Een centrale validatietool van de kant van de wetgever om de formaten te testen, vind ik onmisbaar.”(Deelnemer uit de dienstverlening)

De aanbiederskant komt vanuit een andere richting tot een vergelijkbare bevinding: in het VeR-stemmingsbeeld geldt gebrek aan kennis bij bedrijven als de grootste uitdaging (80 van de 143, 55,9%). Beide kanten zien dus een informatietekort, maar plaatsen het verschillend: de aanbiederskant ziet het bij de bedrijven, de gebruikers beschrijven het in hun open antwoorden ook bij softwareaanbieders en zakenpartners.

Duiding: wat er uit de resultaten valt af te leiden

De eurofactura-enquête laat zien hoe problemen in de praktijk doorwerken. Waar ze op terug te voeren zijn, kan ze niet bewijzen. Uit de resultaten zijn wel hypothesen af te leiden. Ze sluiten goed aan bij de bevindingen en geven aan wat verder onderzocht zou moeten worden.

Hypothese 1: een deel van de problemen komt doordat de norm niet is ontworpen voor de diversiteit van het B2B-verkeer

De Europese norm EN 16931 is in het kader van Richtlijn 2014/55/EU ontwikkeld voor elektronische facturering bij overheidsopdrachten. In Duitsland wordt hij toegepast op het volledige zakelijke verkeer tussen bedrijven.

Wat ervoor pleit: Het gaat vooral om typische B2B-inhoud. De grenzen doen zich regelmatig voor, in alle sectoren en vaker bij grote bedrijven met uiteenlopende transacties en bij een hoog factuurvolume. Automatisering maakt voor het optreden van de problemen geen duidelijk verschil. Een deel van de betrokkenen schrijft de oorzaak in de open antwoorden uitdrukkelijk toe aan de norm of het formaat.

Hypothese 2: onduidelijke voorschriften en het ontbreken van een bindende referentie leiden tot uiteenlopende interpretaties

Wat ervoor pleit: 62 van de 471 gebruikers (13,2%) kunnen niet beoordelen of hun factuurinhoud kan worden weergegeven. Duidelijkere wettelijke voorschriften staan in de kopgroep van de behoeften. Ongeveer één op de vier deelnemers aan het verdiepende deel met grenzen bij de weergave lost gevallen op via bilaterale afspraken. In de open antwoorden worden herhaaldelijk onduidelijke voorschriften, tegenstrijdige validatietools en het ontbreken van een officiële referentie genoemd. Even vaak wordt beschreven dat velden afhankelijk van de opsteller verschillend worden gevuld.

Conclusie: waar nu actie nodig is

Bij de deelnemers aan de eurofactura-enquête is de e-factuur formeel aangekomen, in de dagelijkse praktijk nog niet. Bij inkomende facturen overheerst de pdf, automatische verwerking is de uitzondering, en voor de meerderheid is de werklast gestegen in plaats van gedaald. Ruim één op de vier gebruikers loopt regelmatig tegen transacties aan die niet in de gestructureerde dataset kunnen worden weergegeven, en wijkt dan uit naar pdf’s, bijlagen of vrije tekstvelden. Dat alles geldt voor een groep deelnemers die verder gevorderd is dan de ambachtsbedrijven in de ZDH-enquête. Met de verzendplicht vanaf 2027 komen er veel bedrijven bij die nog niet zo ver zijn met de invoering.

Actie is vooral op drie punten nodig:

Weergave: Typische inhoud van het zakelijke verkeer tussen bedrijven – branchespecifieke aanvullende gegevens, toelichtingen, verwijzingen naar orders en pakbonnen, bijlagen, voorschot- en eindfacturen – moet in de gestructureerde dataset kunnen worden weergegeven, zonder dat bedrijven moeten uitwijken naar wegen buiten de standaard.

Bindende voorschriften: Gebruikers hebben een eenduidige referentie nodig voor welke gegevens in welk veld thuishoren en wanneer een factuur als conform geldt, inclusief een vrij beschikbare, officiële validatietool.

Software en informatie: Oplossingen moeten de eisen volledig en praktijkgericht implementeren. En gebruikers en hun zakenpartners hebben begrijpelijke, praktijkgerichte informatie nodig, ook met het oog op ViDA en de geplande digitale meldplichten voor btw-gegevens.

eurofactura e.V. pakt deze actiepunten aan met eigen initiatieven:

Sectorcentra: In Sectorcentra moeten gebruikers, vertegenwoordigers van brancheverenigingen en aanbieders samen branchespecifieke implementatieaanbevelingen opstellen – bijvoorbeeld over hoe typische transacties van een branche in de dataset kunnen worden weergegeven en welke gegevens in welk veld thuishoren. Dat moet bilaterale afspraken overbodig maken, uitwijkoplossingen bij weergaveproblemen uniformeren en zo werklast en handmatige ingrepen verminderen.

Keurmerk voor e-factuursoftware: Een onafhankelijk keurmerk of een certificering moet gebruikers laten zien welke oplossingen de eisen volledig en praktijkgericht implementeren.

Open source: eurofactura bevordert open-sourceoplossingen rond de e-factuur die voor alle gebruikers vrij beschikbaar zijn.

eurofactura Academy: Trainingen van de eurofactura Academy brengen praktijkgerichte kennis over de e-factuur over – voor iedereen die e-facturen opstelt, ontvangt of verwerkt.

Daarnaast brengt de vereniging de resultaten van de enquête in bij het overleg met normalisatie- en standaardisatie-instanties, overheid en softwareaanbieders, en zet ze zich ervoor in dat de ervaringen uit de praktijk worden meegenomen bij de verdere ontwikkeling van de EN 16931, de formaten en de voorschriften.

Bronnen

• eurofactura – Verein zur Förderung der E-Rechnung in Europa e. V. (2026): enquête “Stand der E-Rechnung” (stand van de e-factuur). Online-enquête, 1 augustus–30 september 2026; 644 reacties, waarvan 471 van gebruikers geanalyseerd.
• Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) (2026): Umfrageergebnisse E-Rechnung. Enquête 12 januari–27 februari 2026; 1.926 bedrijven. Overzicht van de resultaten (pdf, in het Duits)
• Verband elektronische Rechnung (VeR) e. V. (2026): Umfrageergebnisse zum digitalen Meldesystem; 143 vragenlijsten. Stimmungsbild der deutschen Wirtschaft zu E-Rechnung und digitalem Meldesystem (PDF)
• Richtlijn 2014/55/EU van het Europees Parlement en de Raad van 16 april 2014 inzake elektronische facturering bij overheidsopdrachten, PB L 133 van 6.5.2014, blz. 1.
• Richtlijn (EU) 2025/516 van de Raad van 11 maart 2025 tot wijziging van Richtlijn 2006/112/EG wat betreft de btw-regels voor het digitale tijdperk (ViDA).

Omrekening van de vergelijkingswaarden: de ZDH geeft zijn percentages weer ten opzichte van alle 1.926 deelnemers, inclusief degenen die een vraag niet hebben beantwoord. Voor de vergelijking zijn deze waarden omgerekend naar de bedrijven die de betreffende vraag hebben beantwoord (gepubliceerd aandeel gedeeld door het aandeel respondenten). Het aantal van deze bedrijven is daarom slechts bij benadering bekend en aangeduid met “≈”. Voor het VeR-stemmingsbeeld zijn de aandelen berekend uit de daar gepubliceerde aantallen, bijvoorbeeld 99 van de 143 vragenlijsten.