Hasta qué punto funciona la factura electrónica en la práctica

Resultados de la encuesta nacional sobre el grado de implantación de la factura electrónica entre 644 participantes

Formalmente, la factura electrónica ha llegado a la mayoría de los usuarios. Sin embargo, en el día a día de las empresas la situación es otra: en las facturas recibidas sigue predominando el PDF, algo más de la mitad afirma tener más trabajo que antes y aproximadamente uno de cada cuatro usuarios se encuentra con regularidad con operaciones comerciales que no se pueden representar en el conjunto de datos estructurado de la factura electrónica. Los principales resultados de la encuesta de eurofactura de un vistazo.

Índice

1. De qué trataba la encuesta
2. Los principales resultados de un vistazo
3. Quién respondió y cómo leer las cifras
4. Implantada en lo formal, pero aún no en la práctica
5. El esfuerzo aumenta en lugar de disminuir
6. Dónde llega a sus límites el modelo de datos de la EN 16931
7. Ni el tamaño de la empresa ni la automatización evitan los problemas
8. Una mirada al futuro
9. Qué necesitan los usuarios
10. Interpretación: qué se puede deducir de los resultados
11. Conclusión: dónde hace falta actuar ahora
12. Fuentes

De qué trataba la encuesta

Desde el 1 de enero de 2025, las empresas en Alemania deben poder recibir facturas electrónicas en las operaciones nacionales entre empresas. Solo se considera factura electrónica una factura en un formato electrónico estructurado conforme a la norma europea EN 16931, como ZUGFeRD o XRechnung. La norma establece qué datos puede contener una factura electrónica y con qué estructura. Para la emisión rigen periodos transitorios que ahora vencen de forma escalonada: a partir del 1 de enero de 2027, las empresas con un volumen de negocio superior a 800 000 € en el ejercicio anterior deben enviar facturas electrónicas, y a partir del 1 de enero de 2028, todas las demás. Además, con la iniciativa europea ViDA («VAT in the Digital Age»), aprobada en marzo de 2025, ya está fijado el siguiente paso tras la obligación de la factura electrónica: en las operaciones transfronterizas dentro de la UE, los datos de las facturas deberán comunicarse electrónicamente y sin demora a la administración tributaria. También para las operaciones nacionales entre empresas está previsto un sistema nacional de declaración del IVA: los datos relevantes a efectos del IVA de cada factura deberán transmitirse sin demora a una plataforma central de la administración tributaria. La factura electrónica obligatoria es el requisito técnico para ello.

¿Cómo viven los usuarios la factura electrónica en su día a día? eurofactura e.V. ha analizado esta cuestión en una encuesta en línea a nivel nacional. Del 1 de agosto al 30 de septiembre de 2026 pudieron participar empresas y organizaciones que reciben, procesan o envían facturas electrónicas.

La encuesta se centró en cinco preguntas:

¿Hasta qué punto se ha implantado realmente la factura electrónica en la recepción, el procesamiento y el envío?

¿Se pueden representar las operaciones comerciales reales en el formato de factura electrónica y, si no es así, cómo actúan los usuarios?

¿En qué punto del proceso surgen problemas, qué esfuerzo suponen y se materializan los beneficios esperados?

¿Hasta qué punto conocen los usuarios los próximos desarrollos, como ViDA, Digital Reporting y Peppol?

¿Qué apoyo necesitan?

Cómo se realizó y analizó la encuesta

La encuesta se realizó en línea y era posible participar de forma anónima. El cuestionario sigue el ciclo de vida de una factura. Una parte obligatoria con siete bloques temáticos (unos cinco a ocho minutos de duración) preguntaba por el perfil de la empresa, la difusión e implantación de la factura electrónica, los formatos y canales de transmisión, la preparación para la obligación de emisión, los problemas en el proceso, la posibilidad de representar las operaciones comerciales y el conocimiento de los próximos desarrollos: ViDA, los sistemas digitales de declaración del IVA y posibles canales de transmisión futuros como Peppol.

A continuación, los participantes podían decidir si querían responder a más preguntas. Algo más de la mitad completó esta parte voluntaria de profundización (unos cinco a diez minutos): 241 de 471 usuarios (51,2 %). En ella se preguntaba, entre otras cosas, por el tamaño de la empresa, el volumen de negocio y de facturas, los canales de transmisión, las causas de los problemas, el esfuerzo y los costes, el archivo, la gestión de las operaciones que no se pueden representar y las necesidades de apoyo.

La mayoría de las preguntas ofrecían respuestas predefinidas, unas de opción única y otras de opción múltiple; cuando se podían marcar varias respuestas, se indica en los resultados. Las preguntas estaban formuladas de forma neutral, con opciones contrarias, escalas simétricas y la posibilidad de responder «no sé». Además, había campos de texto libre, sobre todo en la parte de profundización: por ejemplo, sobre el mayor problema de implantación, las causas de los problemas descritos, ejemplos de operaciones que no se pueden representar y comentarios finales.

En total se recibieron 434 respuestas de texto libre de 179 usuarios. Se analizaron mediante un análisis cualitativo de contenido con un esquema de codificación fijo. Para garantizar la calidad, dos muestras aleatorias se codificaron por segunda vez de forma independiente, sin conocer la primera codificación. En las categorías centrales —la posibilidad de representar las operaciones comerciales y las demandas de apoyo— ambas codificaciones coinciden muy bien.

Los resultados se presentaron por primera vez en las 13.ª Jornadas ZUGFeRD para Desarrolladores el 16 de octubre de 2026.

Quién respondió y cómo leer las cifras

En total se recibieron 644 respuestas. Solo se analizaron las respuestas de participantes que indicaron ser usuarios de la factura electrónica: 471 respuestas. De los resultados se excluyeron las respuestas de 173 proveedores puros de soluciones, prestadores de servicios y proveedores del sector de la factura electrónica. No se excluyó a los participantes con ambos roles, es decir, que reciben o envían facturas electrónicas y a la vez ofrecen soluciones (82 de 471, 17,4 %). Sus respuestas se incluyeron en el análisis como respuestas de usuarios, lo que explica en parte la elevada afinidad digital de la muestra (véase más abajo). Además, 241 usuarios completaron la parte voluntaria de profundización y 179 participantes aportaron respuestas de texto libre.

Base: las 644 respuestas recibidas.

Los participantes se reparten en cuatro grupos sectoriales: servicios y sector público/social (150 de 471, 31,8 %), construcción y oficios (109, 23,1 %), industria y producción (106, 22,5 %), y comercio y logística (98, 20,8 %). Dentro de estos grupos, cuatro sectores concretos cuentan con más de 50 participantes cada uno: industria (89, 18,9 %), comercio (86, 18,3 %), oficios (80, 17,0 %), y TI y comunicaciones (74, 15,7 %). El tamaño de la empresa solo se preguntó en la parte de profundización: casi la mitad tiene allí hasta 20 empleados (116 de 241), y algo más de una quinta parte, más de 250 (53 de 241).

Base: 471 usuarios.

Base: 241 participantes de la parte de profundización (solo se preguntó allí).

Los participantes se captaron principalmente a través de tres listas de distribución: la ZUGFeRD Community, con más de 10 000 usuarios de la factura electrónica, para llegar de forma específica a empresas que ya tienen experiencia en la implantación; una lista de correo con más de 10 000 empresas artesanales; y otra lista de distribución con más de 10 000 destinatarios de facturas digitales, entre ellos empresas que hasta ahora reciben las facturas en PDF por correo electrónico. Además, el Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) animó a participar en una noticia, heise online publicó una noticia sobre la encuesta y se promocionó la participación en redes sociales. Se trata, por tanto, de una muestra de conveniencia: quienes participaron lo decidieron por sí mismos. Por ello, los resultados no son representativos y no pueden extrapolarse al conjunto de la economía alemana.

Un grupo de participantes con experiencia

Los participantes tienen una gran afinidad con la factura electrónica. 217 de 471 (46,1 %) también facturan a clientes del sector público y, por tanto, tienen experiencia con XRechnung. 82 (17,4 %) son a la vez usuarios y proveedores, y 74 (15,7 %) proceden de TI y comunicaciones.

Así lo muestra también una comparación con la encuesta sobre la factura electrónica de la Confederación Alemana de Oficios (ZDH). Para ella, el ZDH encuestó a empresas artesanales del 12 de enero al 27 de febrero de 2026, captadas a través de 52 cámaras de oficios en los 16 estados federados; participaron 1926 empresas. Se preguntó, entre otras cosas, por la recepción, el procesamiento y el envío de facturas electrónicas, los formatos, los canales de transmisión y el archivo, así como por el esfuerzo, los costes y los beneficios. El ZDH publicó los resultados en mayo de 2026. La comparación muestra:

Base eurofactura: todos los usuarios o todos los receptores de facturas electrónicas; procesamiento según autoevaluación; esfuerzo: receptores de la parte de profundización. Base ZDH: 1926 empresas; porcentajes recalculados sobre quienes respondieron a cada pregunta, de ahí n ≈.

La diferencia se da también dentro del mismo oficio: de las 80 empresas artesanales de la encuesta de eurofactura, 53 (66,2 %) envían ellas mismas facturas electrónicas. Los participantes de la encuesta de eurofactura están, por tanto, más avanzados que los de la encuesta del ZDH. Ambas encuestas se basan en la autoselección; ninguna es una referencia para todos los usuarios.

De ello se derivan dos consecuencias para la lectura de los resultados. Los altos niveles de implantación no pueden trasladarse al conjunto de las empresas. Y los problemas que surgen incluso en este grupo experimentado de participantes tienen aún más peso.

Notas sobre las cifras y las citas

No todas las preguntas iban dirigidas a todos los participantes. Las preguntas sobre el procesamiento de las facturas electrónicas recibidas, por ejemplo, solo se plantearon a las empresas que reciben facturas electrónicas. Por ello, los porcentajes no siempre se refieren a los 471 usuarios, sino a una base de referencia: el número de participantes que respondieron a cada pregunta. En las preguntas sobre el procesamiento son 375 receptores; en las preguntas de la parte voluntaria de profundización, como máximo 241 usuarios. La base se indica en cada valor: en el texto, por ejemplo, como «207 de 375 receptores», y en las tablas y entre paréntesis como «n = 375».

Las respuestas abiertas muestran qué experiencias tienen los usuarios y lo variadas que son, pero no cuántos usuarios comparten una experiencia concreta. Quien no escribe algo no tiene por qué no haberlo vivido. Por eso, la frecuencia con la que aparece un tema en las respuestas abiertas no se expresa en porcentajes, sino con tres niveles fijos, cada uno de los cuales corresponde a un número determinado de personas: «de forma aislada» (una o dos personas), «varias veces» (de tres a nueve) y «repetidamente» (diez o más). Todas las citas proceden de participantes que autorizaron su publicación. Son anónimas y solo se identifican por el sector. Las erratas, faltas de ortografía y errores de puntuación evidentes se han corregido con cuidado sin alterar el contenido; las omisiones se señalan con […]. Las citas se han traducido del alemán.

Implantada en lo formal, pero aún no en la práctica

La pregunta de si la factura electrónica ha llegado puede responderse en dos niveles. Formalmente significa: una empresa recibe o envía facturas electrónicas. En la práctica significa: la factura electrónica marca el día a día, representa la mayor parte de las facturas y se sigue procesando sin trabajo manual. En el primer nivel, los participantes están avanzados; en el segundo, todavía no.

375 de 471 usuarios (79,6 %) ya reciben facturas electrónicas en su actividad habitual. Sin embargo, la gran mayoría solo lo hace en parte, junto a facturas en PDF y en papel (298 de 375). Es la situación normal y admisible. Más revelador es el porcentaje: 207 de 375 receptores (55,2 %) siguen recibiendo sobre todo PDF o papel, y solo 48 (12,8 %) mayoritariamente facturas electrónicas.

Base: 471 usuarios.

Según su propia valoración, 122 de 375 receptores (32,5 %) procesan las facturas electrónicas recibidas de forma mayoritariamente automatizada. 134 (35,7 %) trabajan en parte de forma automatizada y en parte manual, y 114 (30,4 %) de forma mayoritariamente manual, por ejemplo, tecleando los datos o a través de la vista PDF.

En el envío, los participantes están más avanzados. 320 de 471 usuarios (67,9 %) envían ellos mismos facturas electrónicas, y 197 de ellos (61,6 %) incluso de forma mayoritaria. En las empresas que reciben y envían, la salida suele estar más avanzada que la entrada (148 de 255, 58,0 %). 288 de 471 usuarios (61,1 %) se consideran total o ampliamente preparados para la obligación de emisión a partir de 2027/2028; 46 (9,8 %) aún no han empezado. A partir de 2027, la obligación de emisión se aplica primero a las empresas con un volumen de negocio superior a 800 000 € en el ejercicio anterior. Entre los participantes de la parte de profundización, 150 de 240 (62,5 %) superan este umbral; en la encuesta del ZDH, el 44,0 % de las empresas artesanales (n ≈ 1926).

Base: 471 usuarios; no sabe / sin indicación: 5 (1,1 %).

Base: 471 usuarios.

Formatos y canales de transmisión

Entre los formatos predomina ZUGFeRD/Factur-X, seguido de XRechnung:

Base: receptores o emisores de facturas electrónicas; respuesta múltiple posible, por lo que la suma supera el 100 %.

Las facturas electrónicas se transmiten casi siempre por correo electrónico: el 97,0 % de los receptores y el 95,8 % de los emisores de la parte de profundización utilizan esta vía (n = 199 y 168, respectivamente). El 13,1 % envía a través de la red Peppol.

En formatos y canales de transmisión, los participantes de la encuesta de eurofactura apenas se diferencian de las empresas artesanales de la encuesta del ZDH. También en la encuesta del ZDH predomina en el envío ZUGFeRD (75,9 %) por delante de XRechnung (45,2 %, en ambos casos n ≈ 692), y las facturas electrónicas se reciben (97,7 %, n ≈ 1841) y se envían (94,9 %, n ≈ 706) casi exclusivamente por correo electrónico. Peppol no desempeña allí prácticamente ningún papel (recepción 0,3 %, envío 1,5 %).

En las respuestas abiertas, los participantes critican repetidamente la diversidad de formatos, los cambios de versión o el formato híbrido de PDF y XML. También describen repetidamente problemas con el canal de transmisión, como portales y plataformas propios de los clientes:

«Debido a los distintos formatos y datos que quieren muchos clientes, ya no es posible emitir las facturas de manera uniforme. Mismo campo, distintas exigencias de los clientes. En el caso de los clientes públicos hay demasiados portales que hay que utilizar. […]»(Participante del sector comercio)

«El formato está más o menos claro. Pero el canal de transmisión es terriblemente caótico. Algunos grandes grupos quieren que se utilice su propia plataforma. Los clientes públicos, también. […]»(Participante del sector de oficios)

El esfuerzo aumenta en lugar de disminuir

La factura electrónica debería simplificar los procesos. Para la mayoría de los participantes, este efecto aún no se ha producido. En la parte de profundización se preguntó por el cambio respecto al periodo anterior a la transición, es decir, respecto a las facturas en papel y en PDF:

Base: 238 participantes de la parte de profundización.

En la parte de profundización también se preguntó por los costes de la transición, tanto únicos como recurrentes anuales. Aproximadamente un tercio indica costes únicos superiores a 5000 € (79 de 237) y casi una cuarta parte no puede cuantificar los costes. En total, 148 participantes de la parte de profundización indicaron un intervalo de importe para los costes únicos o recurrentes, por ejemplo, «hasta 1000 €» o «de 5000 a 25 000 €».

De los 139 de ellos que también respondieron a las preguntas sobre la carga de trabajo y el impacto financiero, 102 (73,4 %) no perciben ningún alivio, ni financiero ni en la carga de trabajo. Donde más claramente predomina el mayor esfuerzo es en la emisión y el envío (54 de 167 emisores de la parte de profundización, 32,3 %). En el procesamiento posterior de las facturas recibidas, el mayor esfuerzo (27,0 %) y el menor (33,2 %) están aproximadamente equilibrados (n = 196).

Para las empresas artesanales de la encuesta del ZDH, el balance es aún menos favorable. Aproximadamente una de cada dos indica un esfuerzo mayor que con las facturas en PDF, tanto en la recepción (49,6 %, n ≈ 1841) como en el procesamiento posterior (51,2 %, n ≈ 1812). En la encuesta de eurofactura, los valores son del 24,9 % (49 de 197) y del 27,0 % (53 de 196), respectivamente. El 60,3 % de las empresas artesanales emisoras valora el beneficio de la factura electrónica como bajo o más bien bajo (n ≈ 707). Así pues, las empresas artesanales de la encuesta del ZDH soportan una carga claramente mayor que los participantes de la encuesta de eurofactura.

Las respuestas abiertas confirman esta imagen. Los participantes se refieren repetidamente al mayor esfuerzo, a los costes o a la falta de beneficios; en cambio, solo unos pocos relatan beneficios reales.

«Supuestamente, la factura electrónica debería reducir el tiempo de trabajo, ya que todo está automatizado. La realidad es justo lo contrario, porque la carga de trabajo ha aumentado. […]»(Participante del sector comercio)

Pero también hay otras experiencias. Los participantes relatan repetidamente experiencias positivas o problemas que ya se han resuelto:

«La XRechnung no es nada malo: una vez que se entiende, ahorra tiempo y es fácil de usar. […]»(Participante del sector de oficios)

Dónde se atasca el proceso

Se preguntó en qué puntos del proceso surgen problemas. Se trata de las etapas por las que pasa una factura electrónica en la empresa: en la entrada, la recepción, la visualización (presentación en forma legible), la validación (comprobación de la conformidad con la norma), la conversión a otros formatos y el procesamiento en el propio sistema; en la salida, la emisión y el envío; y, además, el archivo. A quienes indicaron al menos una etapa se les preguntó también cuál de ellas genera el mayor esfuerzo.

Base de la columna central: 471 usuarios; respuesta múltiple posible. Base de la columna derecha: 334 usuarios con al menos un punto problemático; una sola respuesta; el 13,8 % no puede identificar con claridad la mayor fuente de esfuerzo.

335 de 471 usuarios (71,1 %) indican al menos un punto del proceso en el que surgen problemas; 109 (23,1 %) no tienen problemas destacables. Las etapas más citadas son la validación (33,5 %), la emisión (31,4 %) y el procesamiento (29,7 %).

La emisión, la validación y el procesamiento forman también el grupo de cabeza en cuanto al mayor esfuerzo.

Qué falla exactamente en cada etapa se preguntó en la parte de profundización: quienes habían marcado una etapa como punto problemático podían concretar las causas (respuesta múltiple) y describirlas libremente. Para las tres etapas principales, el panorama es claro:

Base: participantes de la parte de profundización que indicaron la etapa correspondiente como punto problemático; respuesta múltiple posible. Debido a las distintas bases, los valores solo son comparables dentro de una misma etapa.

En el procesamiento y la emisión, los problemas se concentran en una causa principal: datos que no se transfieren automáticamente al sistema y contenidos que no se pueden representar. En la validación hay dos causas casi igualadas, y ambas tienen que ver con la comprensibilidad de la validación: los mensajes de error son difíciles de interpretar y no queda claro si una factura cumple los requisitos. En las demás etapas, las respuestas están más repartidas. En la recepción, por ejemplo, las facturas no son técnicamente legibles o faltan datos obligatorios (58,9 % cada uno, n = 56); en el envío, los destinatarios no pueden o no quieren aceptar la factura electrónica, o el canal de transmisión no está claro (59,4 % cada uno, n = 32).

Validación: se comprueba a menudo, pero rara vez se documenta

Aproximadamente dos tercios comprueban la conformidad de las facturas electrónicas: 242 de 369 receptores (65,6 %) comprueban las facturas recibidas y 215 de 311 emisores (69,1 %), las emitidas. A la inversa, casi un tercio de los emisores no comprueba sus propias facturas o no sabe si lo hace.

Quien comprueba suele comprobar también el contenido: 97 de 236 participantes de la parte de profundización (41,1 %) controlan regularmente también reglas de negocio como los campos obligatorios y la coherencia de los cálculos. En cambio, la validación rara vez se documenta. Solo 43 de 238 (18,1 %) conservan el informe de validación.

Base: comprobación de entrada, solo receptores (n = 369); comprobación de salida, solo emisores (n = 311); resto de valores, participantes de la parte de profundización. Reglas de negocio: campos obligatorios y coherencia de los cálculos.

La propia validación se convierte en un foco de conflicto. En las respuestas abiertas, los participantes relatan repetidamente resultados de validación contradictorios, demasiado estrictos o incomprensibles, así como facturas rechazadas.

«Validación […] a menudo demasiado estricta. En lugar de añadir advertencias a una factura electrónica, algunas se rechazan por completo. Esto supone un esfuerzo enorme (discusión con el emisor de la factura sobre si es correcta o no; el emisor no puede emitirla de otra forma por su software); normalmente acabamos recurriendo, sin cumplir las normas, a la parte PDF de la factura y la procesamos.»(Participante del sector comercio)

«Según el validador, las facturas recibidas no son conformes, pero los proveedores no saben hacerlo de otra manera. ¿Qué hacemos a partir de 2027? […]»(Participante del sector industrial)

Dónde llega a sus límites el modelo de datos de la EN 16931

Una de las preguntas centrales de la encuesta era si el contenido de las propias facturas puede representarse por completo en el conjunto de datos estructurado de la factura electrónica. Se planteó a los 471 usuarios. 231 de ellos (49,0 %) respondieron afirmativamente. 178 usuarios (37,8 %) indican que determinadas operaciones comerciales no se pueden representar o solo en parte; 62 (13,2 %) no pueden valorarlo. Si se consideran solo los 320 usuarios que emiten y envían ellos mismos facturas electrónicas, el resultado es similar: 110 de ellos (34,4 %) topan con estos límites.

No se trata de excepciones poco frecuentes. De los 178 usuarios con límites de representación, 118 (66,3 %) afirman que estos casos se producen de forma regular o frecuente. Referido al total de usuarios encuestados, es algo más de uno de cada cuatro. Se registran límites en todos los grupos sectoriales.

Se ven afectados sobre todo contenidos típicos de las operaciones entre empresas:

Base: 178 usuarios con límites de representación; respuesta múltiple posible. Los tres primeros forman un grupo de cabeza, sin un orden fijo.

En las respuestas abiertas, estos casos se concretan. Se mencionan repetidamente anexos, justificantes de servicios y de horas trabajadas, así como albaranes, datos adicionales específicos del sector, facturas de anticipo, parciales y finales, correcciones y abonos, estructuras de posiciones y facturas recapitulativas, así como casos especiales fiscales y de derecho de precios. Varios participantes mencionan descuentos por pronto pago, rebajas y bonificaciones.

«El mayor problema es que el importe y la fecha del descuento por pronto pago actualmente solo se transmiten como texto libre. […]»(Participante del sector de oficios)

Una parte de quienes describen problemas de representación en las respuestas abiertas atribuye expresamente la causa a la EN 16931 o al formato. Se trata de la valoración de los participantes, no de una prueba de la causa.

«[…] faltan campos de datos normalizados que cubran de forma completa los contenidos típicos de las facturas. Se normaliza y desarrolla para las autoridades fiscales, no como una solución completa y orientada a la práctica para las empresas (con foco en el B2B).»(Participante del sector financiero y de seguros)

«[…] Además, el estándar establecido por el legislador a menudo no basta para representar la diversidad de los procesos de negocio. […]»(Participante del sector de oficios)

Cuando el modelo de datos no encaja, se buscan alternativas

¿Cómo gestionan las empresas los casos que no se pueden representar? Se preguntó a los participantes de la parte de profundización que habían indicado límites de representación:

Base: 97 participantes de la parte de profundización con límites de representación; respuesta múltiple posible.

61 de los 97 (62,9 %) recurren al menos a una vía fuera del estándar: en estos casos renuncian a la factura electrónica, añaden un PDF o un anexo, o pasan a otro formato. Cuando la factura electrónica es obligatoria, una factura en otra forma solo se considera jurídicamente «otra factura» (sonstige Rechnung); en ese caso, la deducción del IVA soportado por parte del receptor puede verse en riesgo. Es cierto que la base es reducida. Sin embargo, el patrón se confirma de forma independiente: en las respuestas abiertas, los participantes describen repetidamente y por iniciativa propia soluciones alternativas, desde volver al PDF y anotar datos en campos de texto libre hasta enviar la factura por partida doble, como PDF y como factura electrónica.

«En mis facturas siempre añado las horas trabajadas en cada día y lo que se ha hecho. Como la XRechnung no lo contempla, siempre envío la factura en PDF y como XRechnung.»(Participante del sector TI)

Los receptores describen repetidamente la otra cara: los campos se rellenan de forma distinta según el emisor, lo que dificulta el procesamiento automático posterior.

«[…] Los campos obligatorios se rellenan de forma rudimentaria y toda la información se envía como texto libre (nota), lo que hace imposible un análisis automatizado.»(Participante del sector comercio)

Ni el tamaño de la empresa ni la automatización evitan los problemas

Una explicación obvia sería que las dificultades afectan sobre todo a las pequeñas empresas con pocos recursos o a las que trabajan de forma manual. Los datos no lo confirman.

Tamaño de la empresa: Las empresas con más de 250 empleados indican límites de representación con una frecuencia claramente mayor (35 de 53, 66,0 %) que las empresas más pequeñas (entre el 30 y el 39 % aproximadamente, según el tamaño). Una explicación plausible son las operaciones comerciales más complejas de las grandes empresas. El tamaño de la empresa solo se recogió en la parte de profundización.

Base: participantes de la parte de profundización que indicaron el tamaño (n = 236).

Automatización: Quienes procesan las facturas electrónicas recibidas de forma mayoritariamente automatizada señalan al menos un punto problemático solo algo menos a menudo (80 de 122, 65,6 %) que quienes trabajan de forma mayoritariamente manual (85 de 114, 74,6 %). La diferencia no es clara. En cambio, en el esfuerzo sí se aprecia una diferencia clara: de los receptores de la parte de profundización que trabajan de forma automatizada, 27 de 64 (42,2 %) tienen más trabajo que antes; de los que trabajan de forma manual, 48 de 62 (77,4 %).

Base: receptores de facturas electrónicas con indicación sobre el procesamiento.

Así pues, la automatización reduce el esfuerzo, pero no elimina las fricciones.

«[…] Desde 2025 solo emitimos facturas electrónicas, con poco esfuerzo adicional gracias a la automatización; pero ahora tenemos que gestionar gran parte de nuestras ventas a través de portales específicos de cada cliente y, por tanto, de forma muy manual. Eso hace que nuestro esfuerzo se “dispare”.»(Participante del sector TI)

A quién atribuyen los usuarios los problemas

En las respuestas abiertas, los participantes sitúan los problemas casi exclusivamente fuera de su propia empresa: en los proveedores, en los fabricantes de software y prestadores de servicios, en el legislador y la administración, y en la norma. La propia empresa la mencionan claramente menos participantes que cualquiera de estos ámbitos.

Base: 179 usuarios con texto libre; solo atribuciones explícitas, varias por persona posibles.

Los participantes describen repetidamente problemas que surgen en los socios comerciales: por ejemplo, proveedores que envían facturas electrónicas erróneas o incompletas o que desconocen los requisitos, mientras que los clientes imponen exigencias especiales, como portales propios o campos adicionales.

«A menudo facturas erróneas y ninguna comprensión por parte del emisor. […]»(Participante del sector TI)

«Los fabricantes de software subestiman la tarea. Con ello, las empresas quedan indefensas ante la situación.»(Participante del sector TI)

«No existen artefactos de validación gestionados de forma centralizada y determinados por las autoridades. Esto da lugar a las interpretaciones más diversas por parte de quienes validan y a un auténtico mercado, o zoo, de soluciones. Eso no ayuda. El legislador tiene que intervenir urgentemente en este punto.»(Participante del sector TI)

Esta atribución muestra cómo perciben los usuarios la situación, no dónde están realmente las causas.

Una mirada al futuro

Con la obligación de emisión, la evolución no ha terminado. En marzo de 2025, la UE aprobó el paquete de reformas ViDA («VAT in the Digital Age»). Su objetivo principal es frenar el fraude transfronterizo del IVA, por ejemplo mediante operaciones en carrusel. Su núcleo es un sistema digital de declaración (Digital Reporting): a partir del 1 de julio de 2030, las facturas de operaciones B2B entre empresas de distintos Estados miembros de la UE deberán emitirse como facturas electrónicas, y sus datos deberán comunicarse sin demora a la administración tributaria. Para las operaciones nacionales, Alemania prevé su propio sistema de declaración por transacción, a través del cual los datos de las facturas se transmitirán sin demora a una plataforma central de la administración tributaria; la factura electrónica obligatoria es el requisito técnico para ello. Todavía no existe una fecha de inicio fijada por ley para este sistema nacional (situación: octubre de 2026); actualmente lo está elaborando un grupo de trabajo conjunto de la Federación y los estados federados, y deberá adaptarse al sistema de la UE a más tardar el 1 de enero de 2035. Los participantes apenas tienen en cuenta estos desarrollos:

Base: 471 usuarios; autoevaluación del propio nivel de conocimiento.

La preparación es, en consecuencia, escasa. Solo 65 de 471 usuarios (13,8 %) se consideran total o ampliamente preparados para las futuras obligaciones de declaración digital. 232 (49,3 %) aún no han empezado y 108 (22,9 %) no pueden valorarlo. En comparación, el 61,1 % se considera preparado para la obligación de emisión.

Base: 471 usuarios.

Además, el grado de conocimiento está distribuido de forma desigual: es claramente menor en los oficios, en las empresas que solo operan a nivel nacional y en las empresas más pequeñas. En las respuestas abiertas, el sistema de declaración y ViDA prácticamente no aparecen.

«Teniendo en cuenta que dentro de pocos años las facturas electrónicas deberán enviarse a las oficinas tributarias, actualmente se sabe muy poco. […]»(Participante del sector TI)

También en el lado de los proveedores el nivel de información es bajo. En junio de 2026, el Verband elektronische Rechnung (VeR), la asociación de proveedores de software de factura electrónica, realizó un sondeo de opinión de la economía alemana sobre la factura electrónica y el sistema digital de declaración: Stimmungsbild der deutschen Wirtschaft zu E-Rechnung und digitalem Meldesystem (en alemán). Sus 143 participantes proceden del ámbito de los proveedores, la administración, la consultoría y las empresas; los resultados no se desglosan por rol. 99 de ellos (69,2 %) se sienten más bien mal informados o nada informados sobre el sistema nacional de declaración previsto.

Peppol: lo que desean los usuarios y lo que esperan los proveedores

En cuanto al futuro canal de transmisión, 335 de 471 usuarios (71,1 %) desean el correo electrónico y 57 (12,1 %), Peppol. 55 (11,7 %) ya utilizan Peppol o tienen planes concretos para hacerlo.

El lado de los proveedores espera lo contrario. En el sondeo del VeR —una valoración procedente del entorno de los proveedores de soluciones—, 99 de 143 participantes (69,2 %) cuentan con que Peppol se impondrá como canal de transmisión, y solo 36 (25,2 %), con que lo hará el correo electrónico. Así, el pronóstico de los proveedores es casi el opuesto al deseo de los usuarios.

Usuarios: encuesta de eurofactura. Proveedores: sondeo del VeR, junio de 2026, 143 cuestionarios; pronóstico sobre qué canales de transmisión se impondrán.

El contraste se relativiza si se tiene en cuenta el nivel de conocimiento. Quienes, según su propia valoración, conocen bien Peppol lo desean mayoritariamente como canal de transmisión (33 de 57, 57,9 %) y en su mayoría ya lo utilizan o lo planifican (40 de 57). Entre quienes solo han oído hablar de él, lo desea el 10,2 % (n = 235). Quienes nunca han oído hablar de él no lo desean en absoluto (n = 179). Así pues, la preferencia por el correo electrónico está especialmente extendida allí donde Peppol es poco conocido; quienes conocen Peppol se muestran claramente más abiertos a este canal de transmisión.

Base: 471 usuarios; autoevaluación del conocimiento de Peppol.

Qué necesitan los usuarios

Se preguntó qué ayudaría más en la implantación de la factura electrónica. Se podían dar hasta tres respuestas:

Base: 392 usuarios que respondieron. Como se podían dar como máximo tres respuestas, un valor bajo indica una prioridad secundaria, no la ausencia de necesidad.

La información práctica, un software mejor y unos requisitos legales más claros forman un grupo de cabeza con entre el 43 y el 45 %. También en las respuestas abiertas, «conocimiento, información y regulación» es el tema más frecuente. Los participantes describen repetidamente requisitos poco claros o inexistentes, desconocimiento por parte de socios comerciales y fabricantes de software, así como su propia inseguridad.

«En mi opinión, muchas empresas no están bien formadas. Además, algunos fabricantes de software aún no están tan avanzados como deberían estarlo poco antes de la obligación de la factura electrónica. […]»(Participante del sector industrial)

«Uno se siente bastante solo, no sabe qué se exige exactamente ni cómo implantarlo en la empresa. […]»(Participante del sector industrial)

Los deseos expresados se centran sobre todo en la uniformidad, los requisitos vinculantes y una mejor información. Varios participantes desean una herramienta de validación oficial y gratuita y una documentación clara y vinculante sobre qué dato corresponde a qué campo de la factura electrónica.

«Sería muy importante disponer de una documentación clara, fiable y comprensible de los requisitos para rellenar los campos, con excepciones y ejemplos. Considero imprescindible una herramienta central de validación por parte del legislador para probar los formatos.»(Participante del sector servicios)

El lado de los proveedores llega a una conclusión similar desde otra perspectiva: en el sondeo del VeR, la falta de conocimiento en las empresas se considera el mayor reto (80 de 143, 55,9 %). Ambas partes ven, por tanto, un déficit de información, pero lo sitúan de forma distinta: los proveedores lo ven en las empresas; los usuarios, en sus respuestas abiertas, también en los fabricantes de software y los socios comerciales.

Interpretación: qué se puede deducir de los resultados

La encuesta de eurofactura muestra cómo repercuten los problemas en la práctica. No puede demostrar a qué se deben. Sin embargo, a partir de los resultados pueden formularse hipótesis. Son coherentes con los resultados e indican qué convendría seguir analizando.

Hipótesis 1: parte de los problemas se debe a que la norma no se diseñó para la diversidad de las operaciones B2B

La norma europea EN 16931 se desarrolló en el marco de la Directiva 2014/55/UE para la facturación electrónica en la contratación pública. En Alemania se aplica a todas las operaciones entre empresas.

A favor de ello: Se ven afectados sobre todo contenidos B2B típicos. Los límites aparecen con regularidad, en todos los sectores y con mayor frecuencia en las grandes empresas con operaciones diversas y un elevado volumen de facturas. La automatización no supone una diferencia clara en la aparición de los problemas. Una parte de los afectados atribuye expresamente la causa a la norma o al formato en sus respuestas abiertas.

Hipótesis 2: unos requisitos poco claros y la falta de una referencia vinculante dan lugar a interpretaciones dispares

A favor de ello: 62 de 471 usuarios (13,2 %) no pueden valorar si el contenido de sus facturas puede representarse. Unos requisitos legales más claros figuran entre las principales necesidades. Aproximadamente uno de cada cuatro participantes de la parte de profundización con límites de representación resuelve los casos mediante acuerdos bilaterales. En las respuestas abiertas se mencionan repetidamente requisitos poco claros, herramientas de validación contradictorias y la falta de una referencia oficial. Con la misma frecuencia se describe que los campos se rellenan de forma distinta según el emisor.

Conclusión: dónde hace falta actuar ahora

Entre los participantes de la encuesta de eurofactura, la factura electrónica ha llegado formalmente, pero aún no al día a día. En las facturas recibidas predomina el PDF, el procesamiento automático es la excepción y, para la mayoría, el esfuerzo ha aumentado en lugar de disminuir. Algo más de uno de cada cuatro usuarios se encuentra con regularidad con operaciones que no se pueden representar en el conjunto de datos estructurado y recurre entonces al PDF, a anexos o a campos de texto libre. Todo ello se aplica a un grupo de participantes más avanzado que las empresas artesanales de la encuesta del ZDH. Con la obligación de emisión a partir de 2027 se sumarán muchas empresas que aún no están tan avanzadas en la implantación.

Hace falta actuar sobre todo en tres ámbitos:

Representabilidad: Los contenidos típicos de las operaciones entre empresas —datos adicionales habituales del sector, explicaciones, referencias a pedidos y albaranes, anexos, facturas de anticipo y finales— deben poder representarse en el conjunto de datos estructurado sin que las empresas tengan que recurrir a vías fuera del estándar.

Requisitos vinculantes: Los usuarios necesitan una referencia uniforme sobre qué dato corresponde a qué campo y cuándo una factura se considera conforme, incluida una herramienta de validación oficial de libre acceso.

Software e información: Las soluciones deben aplicar los requisitos de forma completa y práctica. Y tanto los usuarios como sus socios comerciales necesitan información comprensible y práctica, también con vistas a ViDA y a las futuras obligaciones de declaración digital de los datos del IVA.

eurofactura e.V. actúa en estos ámbitos con sus propias iniciativas:

Centros sectoriales: En los Centros sectoriales, usuarios, representantes de asociaciones sectoriales y proveedores elaborarán conjuntamente recomendaciones de implantación específicas para cada sector, por ejemplo, sobre cómo representar en el conjunto de datos las operaciones típicas de un sector y qué dato corresponde a qué campo. El objetivo es hacer innecesarios los acuerdos bilaterales, unificar las soluciones alternativas ante problemas de representación y reducir así la carga de trabajo y las intervenciones manuales.

Sello de calidad para software de factura electrónica: Un sello de calidad o una certificación independiente mostrará a los usuarios qué soluciones aplican los requisitos de forma completa y práctica.

Código abierto: eurofactura impulsa soluciones de código abierto para la factura electrónica que están a disposición de todos los usuarios de forma gratuita.

eurofactura Academy: Los cursos de la eurofactura Academy transmiten conocimientos prácticos sobre la factura electrónica para todas las personas que emiten, reciben o procesan facturas electrónicas.

Además, la asociación aporta los resultados de la encuesta al intercambio con los organismos de normalización y estandarización, la administración y los fabricantes de software, y aboga por que la experiencia práctica se tenga en cuenta en el desarrollo de la EN 16931, de los formatos y de los requisitos.

Fuentes

• eurofactura – Verein zur Förderung der E-Rechnung in Europa e. V. (2026): encuesta «Stand der E-Rechnung» (situación de la factura electrónica). Encuesta en línea, 1 de agosto – 30 de septiembre de 2026; 644 respuestas, de las cuales se analizaron 471 de usuarios.
• Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) (2026): Umfrageergebnisse E-Rechnung. Encuesta del 12 de enero al 27 de febrero de 2026; 1926 empresas. Resumen de resultados (PDF, en alemán)
• Verband elektronische Rechnung (VeR) e. V. (2026): Umfrageergebnisse zum digitalen Meldesystem; 143 cuestionarios. Stimmungsbild der deutschen Wirtschaft zu E-Rechnung und digitalem Meldesystem (PDF)
• Directiva 2014/55/UE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 16 de abril de 2014, relativa a la facturación electrónica en la contratación pública, DO L 133 de 6.5.2014, p. 1.
• Directiva (UE) 2025/516 del Consejo, de 11 de marzo de 2025, por la que se modifica la Directiva 2006/112/CE en lo que respecta al IVA en la era digital (ViDA).

Recálculo de los valores comparativos: el ZDH expresa sus porcentajes sobre el total de 1926 participantes, incluidos quienes no respondieron a una pregunta. Para la comparación, estos valores se recalcularon sobre las empresas que respondieron a cada pregunta (porcentaje publicado dividido por el porcentaje de quienes respondieron). Por ello, el número de estas empresas solo se conoce de forma aproximada y se indica con «≈». En el sondeo del VeR, los porcentajes se calcularon a partir del número de casos publicado, por ejemplo 99 de 143 cuestionarios.