De archivering van elektronische facturen moet de correcte bewaring van gestructureerde factuurgegevens gedurende de wettelijk voorgeschreven termijn waarborgen. De doorslaggevende eisen vloeien voort uit de GoBD en het btw-recht, met name op het gebied van onveranderbaarheid, volledigheid en traceerbaarheid. E-facturen moeten worden gearchiveerd in het ontvangen of gegenereerde originele formaat en worden aangevuld met metagegevens, validatieresultaten en logginginformatie. Transformaties – bijvoorbeeld tussen EN 16931-profielen, naar interne formaten of naar weergaveweergaven – zijn toegestaan, maar moeten inhoudelijk ongewijzigd plaatsvinden en volledig worden gedocumenteerd.

In de bedrijfspraktijk vergt dit een consistente integratie van archiverings- en transformatieprocessen in bestaande systemen. Naast een controlevaste opslag moet vooral worden gezorgd voor de leesbaarheid op lange termijn van gestructureerde gegevens, de traceerbaarheid van transformatiestappen en de consistente koppeling tussen originele gegevens, validatieresultaten en afgeleide formaten. Onvoldoende gedefinieerde processen leiden tot een hogere controlelast en juridische risico’s.

Het competentiecentrum ‘Archivering & transformatie’ behandelt deze vraagstukken door middel van een systematische analyse van regelgevende eisen en technische uitvoeringsopties. Het beoordeelt transformatie- en archiveringsbenaderingen en ontwikkelt robuuste richtlijnen voor een controlevaste bewaring, traceerbare gegevensstromen en een consistente procesinrichting.

Centrale speerpunten

Indeling van juridische eisen aan archivering en formaatstabiliteit

Beoordeling van transformatielogica en gegevensintegriteit

Integratie in digitale processen en systemen

Afleiding van eisen aan documentatie en traceerbaarheid

Ontwikkeling van controlevaste archiverings- en transformatiestrategieën