Validatie is een centraal onderdeel van de elektronische factuuruitwisseling en waarborgt dat e-facturen formeel, structureel en inhoudelijk voldoen aan de eisen van EN 16931. Ze omvat de controle van syntaxis, gegevensinhoud, consistentie en bedrijfslogische regels. Afhankelijk van de context grijpen verschillende validatieniveaus in elkaar, van de syntaxis- en profielvalidatie tot de transportvalidatie, bijvoorbeeld binnen interoperabele netwerken zoals Peppol. Ook de btw-toepassingsbesluit beschouwt validatie als een belangrijk hulpmiddel bij het verzenden en ontvangen van e-facturen en beveelt het gebruik van geschikte validatiesoftware aan, bijvoorbeeld om inhoudelijke fouten te voorkomen of de formaatconformiteit te controleren.

Voor ondernemingen ontstaat hieruit de noodzaak om validatiemechanismen doorlopend in hun processen en systemen te verankeren. Fouten moeten eenduidig worden geclassificeerd, traceerbaar worden gedocumenteerd en via gedefinieerde correctie- en herstartprocessen worden afgehandeld. Ontbrekende of ontoereikende validatie leidt tot niet-verwerkbare facturen, procesonderbrekingen en juridische risico’s. Doorslaggevend is daarbij dat een elektronische factuur pas als ontvangen geldt wanneer ze technisch verwerkbaar en EN 16931-conform is.

Binnen het competentiecentrum ‘Validatie’ analyseren experts regelsets en controlemechanismen en beoordelen ze de gevolgen ervan voor proceskwaliteit en compliance. Het doel is om consistente kwaliteitsstandaarden te vestigen, automatisering te borgen en validatie-eisen in te bedden in regelgevende en technische ontwikkelingen.

Centrale speerpunten

Systematisering van validatie-eisen en regelsets

Beoordeling van validatiemechanismen langs digitale procesketens

Indeling van validatieniveaus (syntaxis, semantiek, bedrijfslogica, transport)

Analyse van reële validatieresultaten om typische foutbronnen te identificeren

Afleiding van robuuste strategieën voor foutafhandeling en procesbetrouwbaarheid