Die Validierung ist ein zentraler Bestandteil des elektronischen Rechnungsaustauschs und stellt sicher, dass E-Rechnungen formal, strukturell und inhaltlich den Vorgaben der EN 16931 entsprechen. Sie umfasst die Prüfung von Syntax, Dateninhalten, Konsistenz und geschäftslogischen Regeln. Je nach Kontext greifen dabei unterschiedliche Validierungsebenen ineinander – von der Syntax- und Profilvalidierung bis hin zur Transportvalidierung, etwa im Umfeld interoperabler Netzwerke wie Peppol. Auch der Umsatzsteuer-Anwendungserlass bewertet die Validierung als wichtiges Hilfsmittel beim Versand und Empfang von E-Rechnungen und empfiehlt etwa zur Vermeidung von Inhaltsfehlern oder zur Prüfung der Formatkonformität den Einsatz geeigneter Validierungssoftware.

Für Unternehmen ergibt sich daraus die Notwendigkeit, Validierungsmechanismen durchgängig in ihre Prozess- und Systemlandschaften einzubetten. Fehler müssen eindeutig klassifiziert, nachvollziehbar dokumentiert und über definierte Korrektur- und Wiederanlaufprozesse behandelt werden. Fehlende oder unzureichende Validierung führt zu nicht verarbeitbaren Rechnungen, Prozessabbrüchen und rechtlichen Risiken. Maßgeblich ist dabei, dass eine elektronische Rechnung nur dann als zugegangen gilt, wenn sie technisch verarbeitbar und EN 16931-konform ist.

Im Rahmen des Kompetenz-Centers „Validierung“ analysieren Experten Regelwerke und Prüfmechanismen und bewerten deren Auswirkungen auf Prozessqualität und Compliance. Ziel ist es, konsistente Qualitätsstandards zu etablieren, die Automatisierung zu sichern und Validierungsanforderungen in regulatorische und technische Entwicklungen einzuordnen.

Zentrale Schwerpunkte

Systematisierung von Validierungsanforderungen und Regelwerken

Bewertung von Validierungsmechanismen entlang digitaler Prozessketten

Einordnung von Validierungsebenen (Syntax, Semantik, Geschäftslogik, Transport)

Auswertung realer Validierungsergebnisse zur Identifikation typischer Fehlerquellen

Ableitung belastbarer Strategien für Fehlerbehandlung und Prozesssicherheit