L’archivage des factures électroniques doit garantir la conservation conforme des données de facturation structurées pendant la durée légalement prescrite. Les exigences déterminantes découlent des GoBD et du droit de la TVA, notamment en matière d’inaltérabilité, d’exhaustivité et de traçabilité. Les factures électroniques doivent être archivées dans le format d’origine reçu ou généré, et complétées par des métadonnées, des résultats de validation ainsi que des informations de journalisation. Les transformations – par exemple entre profils EN 16931, vers des formats internes ou vers des vues de présentation – sont admises, mais doivent s’opérer sans modification du contenu et être documentées de manière exhaustive.

Dans la pratique opérationnelle, cela exige une intégration cohérente des processus d’archivage et de transformation dans les systèmes existants. Outre un archivage à valeur probante, il convient de garantir en particulier la lisibilité à long terme des données structurées, la traçabilité des étapes de transformation ainsi que le lien cohérent entre données d’origine, résultats de validation et formats dérivés. Des processus insuffisamment définis entraînent une charge de contrôle accrue et des risques juridiques.

Le centre de compétences « Archivage & transformation » traite ces questions par l’analyse systématique des exigences réglementaires et des options de mise en œuvre technique. Il évalue les approches de transformation et d’archivage et élabore des lignes directrices solides pour une conservation à valeur probante, des flux de données traçables et une conception cohérente des processus.

Axes prioritaires

Classification des exigences juridiques en matière d’archivage et de stabilité des formats

Évaluation des logiques de transformation et de l’intégrité des données

Intégration dans les processus et systèmes numériques

Définition des exigences en matière de documentation et de traçabilité

Élaboration de stratégies d’archivage et de transformation à valeur probante