Wie gut funktioniert die E-Rechnung in der Praxis?

Ergebnisse der bundesweiten Umfrage zum Umsetzungsstand der E-Rechnung mit 644 Teilnehmern

Formal ist die E-Rechnung bei den meisten Anwendern angekommen. Im betrieblichen Alltag zeigt sich jedoch ein anderes Bild: Im Rechnungseingang überwiegt weiterhin das PDF, gut die Hälfte gibt an, mehr Arbeit zu haben als vorher, und etwa jeder vierte Anwender stößt regelmäßig auf Geschäftsvorfälle, die sich im strukturierten Datensatz der E-Rechnung nicht abbilden lassen. Die wichtigsten Befunde der eurofactura-Umfrage im Überblick.

Inhalt

1. Worum es in der Befragung ging
2. Die wichtigsten Ergebnisse auf einen Blick
3. Wer geantwortet hat und wie die Zahlen zu lesen sind
4. Formal angekommen, praktisch noch nicht
5. Der Aufwand steigt, statt zu sinken
6. Wo das Datenmodell der EN 16931 an Grenzen stößt
7. Weder Betriebsgröße noch Automatisierung schützen vor Problemen
8. Ein Blick nach vorn
9. Was die Anwender brauchen
10. Einordnung: Was sich aus den Ergebnissen ableiten lässt
11. Fazit: Wo jetzt Handlungsbedarf besteht
12. Quellen

Worum es in der Befragung ging

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland im inländischen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Als E-Rechnung gilt dabei nur eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht, etwa ZUGFeRD oder XRechnung. Die Norm legt fest, welche Angaben eine E-Rechnung enthalten kann und in welcher Struktur. Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen, die nun gestaffelt auslaufen: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen versenden, ab dem 1. Januar 2028 alle weiteren. Mit der EU-Initiative ViDA („VAT in the Digital Age“), im März 2025 verabschiedet, steht zudem der nächste Schritt nach der E-Rechnungspflicht fest: Für grenzüberschreitende Umsätze innerhalb der EU sollen Rechnungsdaten künftig zeitnah elektronisch an die Finanzverwaltung gemeldet werden. Auch für Umsätze zwischen Unternehmen im Inland ist ein nationales Meldesystem für die Umsatzsteuer vorgesehen: Die umsatzsteuerlich relevanten Daten jeder einzelnen Rechnung sollen zeitnah an eine zentrale Plattform der Finanzverwaltung übermittelt werden. Die obligatorische E-Rechnung ist dafür die technische Voraussetzung.

Wie erleben Anwender die E-Rechnung im Alltag? Dieser Frage ist eurofactura e.V. in einer bundesweiten Online-Befragung nachgegangen. Vom 1. August bis 30. September 2026 konnten Unternehmen und Organisationen teilnehmen, die E-Rechnungen empfangen, verarbeiten oder versenden.

Im Mittelpunkt standen fünf Fragen:

Wie weit ist die E-Rechnung im Empfang, in der Verarbeitung und im Versand tatsächlich umgesetzt?

Lassen sich reale Geschäftsvorfälle im E-Rechnungsformat abbilden – und wie gehen Anwender damit um, wenn nicht?

Wo im Ablauf entstehen Probleme, welcher Aufwand entsteht, und stellt sich der erhoffte Nutzen ein?

Wie gut kennen Anwender die nächsten Entwicklungen wie ViDA, Digital Reporting und Peppol?

Welche Unterstützung brauchen sie?

So wurde gefragt und ausgewertet

Die Befragung lief online, eine anonyme Teilnahme war möglich. Der Fragebogen folgt dem Lebenszyklus einer Rechnung. Ein Pflichtteil mit sieben Themenblöcken (Zeitaufwand für die Beantwortung etwa fünf bis acht Minuten) fragte nach der Einordnung des Betriebs, nach Verbreitung und Umsetzung der E-Rechnung, nach Formaten und Übertragungswegen, nach der Vorbereitung auf die Versandpflicht, nach Problemen im Ablauf, nach der Abbildbarkeit von Geschäftsvorfällen und nach der Kenntnis noch anstehender Entwicklungen: ViDA, digitale Meldesysteme für Umsatzsteuerdaten und mögliche künftige Übertragungswege wie Peppol.

Danach konnten die Teilnehmenden entscheiden, ob sie weitere Fragen beantworten wollten. Diesen freiwilligen Vertiefungsteil (etwa fünf bis zehn Minuten) hat gut die Hälfte ausgefüllt: 241 von 471 Anwendern (51,2 %). Hier wurde unter anderem nach Betriebsgröße, Umsatz und Rechnungsvolumen, Übertragungswegen, den Ursachen der Probleme, Aufwand und Kosten, der Archivierung, dem Umgang mit nicht abbildbaren Geschäftsvorfällen und nach Unterstützungsbedarf gefragt.

Die meisten Fragen boten feste Antwortmöglichkeiten, teils zur Einfachauswahl, teils mit Mehrfachnennung; wo Mehrfachnennungen möglich waren, ist dies bei den Ergebnissen vermerkt. Die Fragen waren neutral formuliert, mit Gegenoptionen, symmetrischen Skalen und der Möglichkeit, „weiß nicht“ anzugeben. Hinzu kamen Freitextfelder, vor allem im Vertiefungsteil: etwa zum größten Umsetzungsproblem, zu den Ursachen der beschriebenen Probleme, zu Beispielen nicht abbildbarer Geschäftsvorfälle und für abschließende Rückmeldungen.

Insgesamt liegen 434 Freitexte von 179 Anwendern vor. Ausgewertet wurden die Freitexte mit einer qualitativen Inhaltsanalyse nach einem festen Codierschema. Zur Qualitätssicherung wurden zwei Zufallsstichproben ein zweites Mal unabhängig codiert, ohne Kenntnis der ersten Codierung. Bei den zentralen Kategorien – Abbildbarkeit von Geschäftsvorfällen und Unterstützungswünsche – stimmen beide Codierungen sehr gut überein.

Erstmals vorgestellt wurden die Ergebnisse auf den 13. ZUGFeRD Entwicklertagen am 16. Oktober 2026.

Wer geantwortet hat und wie die Zahlen zu lesen sind

Insgesamt gingen 644 Datensätze ein. Ausgewertet wurden ausschließlich die Antworten von Teilnehmenden, die angaben, selbst E-Rechnungs-Anwender zu sein: 471 Datensätze. Bereinigt wurden die Umfrageergebnisse um die Antworten von 173 reinen Lösungsherstellern, bzw. Dienstleistern & Providern aus dem E-Rechnungs-Bereich. Nicht ausgeschlossen wurden Teilnehmende mit beiden Rollen, die also selbst E-Rechnungen empfangen oder versenden und zugleich Lösungen anbieten (82 von 471, 17,4 %). Ihre Antworten flossen als Anwenderantworten in die Auswertung ein – ein Grund für die hohe Digitalaffinität der Stichprobe (siehe unten). 241 Anwender haben zusätzlich den freiwilligen Vertiefungsteil ausgefüllt. Freitextantworten steuerten 179 Antwortende bei.

Basis: alle 644 eingegangenen Datensätze.

Die Teilnehmer verteilen sich auf vier Branchengruppen: Dienstleistungen und öffentlicher/sozialer Bereich (150 von 471, 31,8 %), Bau und Handwerk (109, 23,1 %), Industrie und Produktion (106, 22,5 %) sowie Handel und Logistik (98, 20,8 %). Innerhalb dieser Gruppen sind vier Einzelbranchen mit jeweils mehr als 50 Teilnehmenden vertreten: Industrie (89, 18,9 %), Handel (86, 18,3 %), Handwerk (80, 17,0 %) sowie IT und Kommunikation (74, 15,7 %). Die Betriebsgröße wurde nur im Vertiefungsteil erfragt: Knapp die Hälfte hat dort bis zu 20 Beschäftigte (116 von 241), gut ein Fünftel mehr als 250 (53 von 241).

Basis: 471 Anwender.

Basis: 241 Teilnehmende des Vertiefungsteils (nur dort erfragt).

Rekrutiert wurden die Teilnehmenden vor allem über drei Verteiler: über die ZUGFeRD Community mit mehr als 10.000 Anwendern der E-Rechnung, um gezielt Betriebe zu erreichen, die bereits Erfahrung mit der Umsetzung haben, über eine Mailingliste mit mehr als 10.000 Handwerksbetrieben und über einen weiteren Verteiler mit mehr als 10.000 Empfängern digitaler Rechnungen – dazu zählen etwa Betriebe, die Rechnungen bislang als PDF per E-Mail erhalten. Ergänzend rief das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) in einem News-Beitrag zur Teilnahme auf, bei heise online erschien ein Newsbeitrag zur Umfrage, und in sozialen Medien wurde für die Teilnahme geworben. Es handelt sich damit um eine Gelegenheitsstichprobe: Wer teilgenommen hat, hat sich selbst dafür entschieden. Die Ergebnisse sind deshalb nicht repräsentativ und lassen sich nicht auf die gesamte deutsche Wirtschaft hochrechnen.

Eine Teilnehmerschaft mit Erfahrung

Die Teilnehmenden haben eine hohe Affinität zur E-Rechnung. 217 von 471 (46,1 %) stellen auch Rechnungen an öffentliche Auftraggeber und haben damit Erfahrung mit der XRechnung. 82 (17,4 %) sind zugleich Anwender und Anbieter, 74 (15,7 %) stammen aus IT und Kommunikation.

Das zeigt auch ein Vergleich mit der Umfrage zur E-Rechnung des Zentralverbands des Deutschen Handwerks (ZDH). Der ZDH hatte dafür vom 12. Januar bis 27. Februar 2026 Handwerksbetriebe befragt, rekrutiert über 52 Handwerkskammern in allen 16 Bundesländern; 1.926 Betriebe nahmen teil. Gefragt wurde unter anderem nach Empfang, Verarbeitung und Versand von E-Rechnungen, nach Formaten, Übertragungswegen und Archivierung sowie nach Aufwand, Kosten und Nutzen. Die Ergebnisse veröffentlichte der ZDH im Mai 2026. Der Vergleich zeigt:

Basis eurofactura: alle Anwender bzw. alle Empfänger von E-Rechnungen; Verarbeitung nach eigener Einschätzung; Aufwand: Empfänger im Vertiefungsteil. Basis ZDH: 1.926 Betriebe; Anteile auf die jeweils Antwortenden umgerechnet, daher n ≈.

Der Abstand besteht auch innerhalb desselben Gewerks: Von den 80 Handwerksbetrieben der eurofactura-Umfrage versenden 53 (66,2 %) selbst E-Rechnungen. Die Teilnehmenden der eurofactura-Umfrage sind damit weiter fortgeschritten als die der ZDH-Umfrage. Beide Umfragen beruhen auf Selbstauswahl; keine ist ein Maßstab für alle Anwender.

Für das Lesen der Ergebnisse folgt daraus zweierlei. Hohe Umsetzungswerte lassen sich nicht auf die Breite übertragen. Und Probleme, die selbst in dieser erfahrenen Teilnehmerschaft auftreten, wiegen umso schwerer.

Hinweise zu Zahlen und Zitaten

Nicht jede Frage richtete sich an alle Teilnehmenden. Fragen zur Verarbeitung eingehender E-Rechnungen etwa erhielten nur Betriebe, die E-Rechnungen empfangen. Die Prozentwerte beziehen sich deshalb nicht immer auf alle 471 Anwender, sondern auf eine Bezugsgröße (Basis): die Zahl der Teilnehmenden, die die jeweilige Frage beantwortet haben. Bei den Fragen zur Verarbeitung sind das 375 Empfänger, bei Fragen aus dem freiwilligen Vertiefungsteil höchstens 241 Anwender. Die Basis ist bei jedem Wert angegeben: im Text etwa als „207 von 375 Empfängern“, in Tabellen und Klammern als „n = 375“.

Offene Antworten zeigen, welche Erfahrungen Anwender machen und wie vielfältig diese sind – nicht aber, wie viele Anwender eine bestimmte Erfahrung teilen. Denn wer etwas nicht aufschreibt, hat es nicht unbedingt nicht erlebt. Wie häufig ein Thema in den offenen Antworten vorkommt, wird deshalb nicht in Prozent angegeben, sondern mit drei festen Abstufungen, die jeweils für eine bestimmte Zahl von Personen stehen: „vereinzelt“ (ein bis zwei Personen), „mehrfach“ (drei bis neun) und „wiederholt“ (ab zehn). Alle Zitate stammen von Teilnehmenden, die einer Veröffentlichung zugestimmt haben. Sie sind anonymisiert und nur mit der Branche gekennzeichnet. Offensichtliche Tipp-, Rechtschreib- und Zeichensetzungsfehler wurden behutsam korrigiert, ohne den Wortlaut zu verändern; Auslassungen sind mit […] gekennzeichnet.

Formal angekommen, praktisch noch nicht

Ob die E-Rechnung angekommen ist, lässt sich auf zwei Ebenen beantworten. Formal heißt: Ein Betrieb empfängt oder versendet E-Rechnungen. Praktisch heißt: Die E-Rechnung prägt den Alltag – sie macht den Großteil der Rechnungen aus und wird ohne Handarbeit weiterverarbeitet. Auf der ersten Ebene sind die Teilnehmenden weit, auf der zweiten noch nicht.

375 von 471 Anwendern (79,6 %) empfangen bereits E-Rechnungen im laufenden Betrieb. Die allermeisten davon tun das allerdings nur teilweise, neben PDF- und Papierrechnungen (298 von 375). Das ist der zulässige Normalzustand. Aufschlussreicher ist der Anteil: 207 von 375 Empfängern (55,2 %) erhalten überwiegend noch PDF oder Papier, nur 48 (12,8 %) überwiegend E-Rechnungen.

Basis: 471 Anwender.

Nach eigener Einschätzung verarbeiten 122 von 375 Empfängern (32,5 %) eingehende E-Rechnungen überwiegend automatisiert. 134 (35,7 %) arbeiten teils automatisiert, teils manuell, 114 (30,4 %) überwiegend manuell – etwa durch Abtippen oder über die PDF-Ansicht.

Beim Versand sind die Teilnehmenden weiter. 320 von 471 Anwendern (67,9 %) versenden selbst E-Rechnungen, 197 von ihnen (61,6 %) sogar überwiegend. Bei Betrieben, die sowohl empfangen als auch versenden, ist der Ausgang meist weiter als der Eingang (148 von 255, 58,0 %). Auf die Versandpflicht ab 2027/2028 sehen sich 288 von 471 Anwendern (61,1 %) vollständig oder weitgehend vorbereitet; 46 (9,8 %) haben noch nicht begonnen. Ab 2027 gilt die Versandpflicht zunächst für Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz. Unter den Teilnehmenden des Vertiefungsteils liegen 150 von 240 (62,5 %) über dieser Schwelle, in der ZDH-Umfrage 44,0 % der Handwerksbetriebe (n ≈ 1.926).

Basis: 471 Anwender; weiß nicht / keine Angabe: 5 (1,1 %).

Basis: 471 Anwender.

Formate und Übertragungswege

Bei den Formaten dominiert ZUGFeRD/Factur-X, gefolgt von der XRechnung:

Basis: Empfänger bzw. Versender von E-Rechnungen; Mehrfachnennung möglich, Summe daher über 100 %.

Übertragen werden E-Rechnungen fast immer per E-Mail: 97,0 % der Empfänger und 95,8 % der Versender im Vertiefungsteil nutzen diesen Weg (n = 199 bzw. 168). Über das Peppol-Netzwerk versenden 13,1 %.

Bei Formaten und Übertragungswegen unterscheiden sich die Teilnehmenden der eurofactura-Umfrage kaum von den Handwerksbetrieben der ZDH-Umfrage. Auch in der ZDH-Umfrage dominiert beim Versand ZUGFeRD (75,9 %) vor der XRechnung (45,2 %, jeweils n ≈ 692), und E-Rechnungen werden fast ausschließlich per E-Mail empfangen (97,7 %, n ≈ 1.841) und versendet (94,9 %, n ≈ 706). Peppol spielt dort praktisch keine Rolle (Empfang 0,3 %, Versand 1,5 %).

In den offenen Antworten kritisieren Teilnehmende wiederholt Formatvielfalt, Versionswechsel oder das Hybridformat aus PDF und XML. Ebenfalls wiederholt beschreiben sie Probleme mit dem Übertragungsweg, etwa kundeneigene Portale und Plattformen:

„Durch die unterschiedlichen Formate und Angaben, die viele Kunden haben möchten, ist eine einheitliche Erstellung der Rechnungen nicht mehr möglich. Gleiches Feld, unterschiedliche Vorgaben von Kunden. Bei öffentlichen Auftraggebern gibt es zu viele Portale, die genutzt werden sollen. […]“(Teilnehmer aus dem Handel)

„Das Format ist einigermaßen geklärt. Aber der Übertragungsweg ist furchtbar chaotisch. Einige Konzerne möchten eine eigene Plattform genutzt wissen. Öffentliche Auftraggeber ebenso. […]“(Teilnehmer aus dem Handwerk)

Der Aufwand steigt, statt zu sinken

Die E-Rechnung soll Abläufe vereinfachen. Für die Mehrheit der Teilnehmenden hat sich dieser Effekt bisher nicht eingestellt. Gefragt wurde im Vertiefungsteil nach der Veränderung gegenüber der Zeit vor der Umstellung, also gegenüber Papier- und PDF-Rechnungen:

Basis: 238 Teilnehmende des Vertiefungsteils.

Im Vertiefungsteil wurde außerdem nach den Kosten der Umstellung gefragt, einmalig und laufend pro Jahr. Einmalige Kosten von mehr als 5.000 € nennt rund ein Drittel (79 von 237), knapp ein Viertel kann die Kosten nicht beziffern. Insgesamt haben 148 Teilnehmende des Vertiefungsteils für die einmaligen oder die laufenden Kosten einen Betragsbereich angegeben, etwa „bis 1.000 €“ oder „5.000 bis 25.000 €“.

Von den 139 unter ihnen, die auch die Fragen zu Arbeitsaufwand und finanzieller Auswirkung beantwortet haben, sehen 102 (73,4 %) weder finanziell noch beim Arbeitsaufwand eine Entlastung. Am deutlichsten überwiegt der höhere Aufwand bei Erstellung und Versand (54 von 167 Versendern im Vertiefungsteil, 32,3 %). Bei der Weiterverarbeitung eingehender Rechnungen halten sich höherer (27,0 %) und geringerer Aufwand (33,2 %) etwa die Waage (n = 196).

Für die Handwerksbetriebe der ZDH-Umfrage fällt die Bilanz noch ungünstiger aus. Rund jeder zweite von ihnen berichtet von höherem Aufwand als bei PDF-Rechnungen, beim Empfang (49,6 %, n ≈ 1.841) ebenso wie bei der Weiterverarbeitung (51,2 %, n ≈ 1.812). In der eurofactura-Umfrage sind es 24,9 % (49 von 197) bzw. 27,0 % (53 von 196). Den Nutzen der E-Rechnung bewerten 60,3 % der ausstellenden Handwerksbetriebe als gering oder eher gering (n ≈ 707). Die Handwerksbetriebe der ZDH-Umfrage sind also deutlich stärker belastet als die Teilnehmenden der eurofactura-Umfrage.

Die offenen Antworten bestätigen dieses Bild. Wiederholt äußern sich Teilnehmende zu Mehraufwand, Kosten oder ausbleibendem Nutzen; von erlebtem Nutzen berichten dagegen nur wenige.

„Die E-Rechnung soll angeblich die Arbeitszeit verkürzen, da alles automatisiert läuft. Die Realität ist das genaue Gegenteil, denn der Arbeitsaufwand ist höher geworden. […]“(Teilnehmer aus dem Handel)

Es gibt aber auch andere Erfahrungen. Wiederholt berichten Teilnehmende von Positivem oder von Problemen, die inzwischen gelöst sind:

„X-Rechnung ist keine schlechte Sache, wenn man es einmal verstanden hat, erspart es Zeit und ist einfach zu bedienen. […]“(Teilnehmer aus dem Handwerk)

Wo im Ablauf es hakt

Gefragt wurde, an welchen Stellen im Ablauf Probleme auftreten. Gemeint sind die Stationen, die eine E-Rechnung im Betrieb durchläuft: auf der Eingangsseite Empfang, Visualisierung (Anzeige in lesbarer Form), Validierung (Prüfung auf Normkonformität), Konvertierung in andere Formate und Verarbeitung im eigenen System, auf der Ausgangsseite Erstellung und Versand, dazu die Archivierung. Wer mindestens eine Station nannte, wurde außerdem gefragt, welche davon den größten Aufwand verursacht.

Basis mittlere Spalte: 471 Anwender; Mehrfachnennung möglich. Basis rechte Spalte: 334 Anwender mit mindestens einer Problemstelle; eine Nennung, 13,8 % können die größte Aufwandsquelle nicht eindeutig benennen.

335 von 471 Anwendern (71,1 %) nennen mindestens eine Stelle im Ablauf, an der Probleme auftreten; 109 (23,1 %) haben keine nennenswerten Probleme. Am häufigsten genannt werden Validierung (33,5 %), Erstellung (31,4 %) und Verarbeitung (29,7 %).

Erstellung, Validierung und Verarbeitung bilden auch beim größten Aufwand die Spitzengruppe.

Woran es an den einzelnen Stationen genau hakt, wurde im Vertiefungsteil nachgefragt: Wer eine Station als Problemstelle angekreuzt hatte, konnte die Ursachen im Vertiefungsteil präzisieren (Mehrfachnennung) und frei beschreiben. Für die drei Hauptstationen ergibt sich ein klares Bild:

Basis: Teilnehmende des Vertiefungsteils, die die jeweilige Station als Problemstelle genannt haben; Mehrfachnennung möglich. Wegen der unterschiedlichen Basen lassen sich die Werte nur innerhalb einer Station vergleichen.

Bei Verarbeitung und Erstellung konzentrieren sich die Probleme jeweils auf eine Hauptursache: Daten, die nicht automatisch ins System fließen, und Inhalte, die sich nicht abbilden lassen. Bei der Validierung liegen zwei Ursachen gleichauf, und beide betreffen die Verständlichkeit der Prüfung: Fehlermeldungen sind schwer zu deuten, und es bleibt unklar, ob eine Rechnung den Vorgaben entspricht. An den übrigen Stationen verteilen sich die Nennungen breiter. Beim Empfang etwa sind Rechnungen technisch nicht lesbar oder Pflichtangaben fehlen (je 58,9 %, n = 56), beim Versand können oder wollen Empfänger die E-Rechnung nicht annehmen, oder der Übermittlungsweg ist unklar (je 59,4 %, n = 32).

Validierung: geprüft wird oft, dokumentiert selten

Rund zwei Drittel prüfen E-Rechnungen auf ihre Konformität: 242 von 369 Empfängern (65,6 %) prüfen eingehende, 215 von 311 Versendern (69,1 %) ausgehende Rechnungen. Umgekehrt prüft knapp ein Drittel der Versender die eigenen Rechnungen nicht oder weiß es nicht.

Wer prüft, prüft meist auch inhaltlich: 97 von 236 Teilnehmenden des Vertiefungsteils (41,1 %) kontrollieren regelmäßig auch Geschäftsregeln wie Pflichtfelder und rechnerische Konsistenz. Dokumentiert wird die Prüfung dagegen selten. Den Validierungsbericht bewahren nur 43 von 238 (18,1 %) auf.

Basis: eingehende Prüfung nur Empfänger (n = 369), ausgehende Prüfung nur Versender (n = 311), übrige Werte Teilnehmende des Vertiefungsteils. Geschäftsregeln meint Pflichtfelder und rechnerische Konsistenz.

Die Prüfung selbst wird dabei zum Konfliktfeld. In den offenen Antworten berichten Teilnehmende wiederholt von widersprüchlichen, zu strengen oder unverständlichen Prüfergebnissen und von abgelehnten Rechnungen.

„Validierung […] oft zu streng. Anstatt eine E-Rechnung mit Warnhinweisen zu versehen, werden manche vollständig abgelehnt. Dies führt zu extrem hohem Aufwand (Diskussion mit Rechnungssteller, ob korrekt ja/nein, Rechnungssteller kann wegen Software gar nicht anders ausstellen) – meist gehen wir dann nicht regelkonform auf den PDF-Teil der Rechnung und verarbeiten diesen.“(Teilnehmer aus dem Handel)

„Eingangsrechnungen sind lt. Validator nicht konform, aber die Lieferanten wissen es nicht anders. Was dann tun ab 2027? […]“(Teilnehmer aus der Industrie)

Wo das Datenmodell der EN 16931 an Grenzen stößt

Eine zentrale Frage der Umfrage lautete, ob sich die eigenen Rechnungsinhalte vollständig im strukturierten Datensatz der E-Rechnung abbilden lassen. Gestellt wurde sie allen 471 Anwendern. 231 von ihnen (49,0 %) bejahen das. 178 Anwender (37,8 %) berichten, dass sich bestimmte Geschäftsvorfälle nicht oder nur teilweise abbilden lassen; 62 (13,2 %) können es nicht einschätzen. Betrachtet man nur die 320 Anwender, die selbst E-Rechnungen erstellen und versenden, ergibt sich ein ähnlicher Wert: 110 von ihnen (34,4 %) stoßen auf solche Grenzen.

Dabei handelt es sich nicht um seltene Ausnahmen. Von den 178 Anwendern mit Abbildungsgrenzen sagen 118 (66,3 %), dass solche Fälle regelmäßig oder häufig auftreten. Bezogen auf alle befragten Anwender ist das gut jeder vierte. Grenzen werden in allen Branchengruppen berichtet.

Betroffen sind vor allem typische Inhalte des Geschäftsverkehrs zwischen Unternehmen:

Basis: 178 Anwender mit Abbildungsgrenzen; Mehrfachnennung möglich. Die ersten drei bilden eine Spitzengruppe, keine feste Rangfolge.

In den offenen Antworten werden diese Fälle konkret. Wiederholt genannt werden Anlagen, Leistungs- und Stundennachweise sowie Lieferscheine, branchenspezifische Zusatzangaben, Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen, Korrekturen und Gutschriften, Positionsstrukturen und Sammelrechnungen sowie steuerliche und preisrechtliche Sonderfälle. Mehrfach geht es um Skonto, Rabatte und Boni.

„Das größte Problem ist, dass Skontowert und Skontodatum aktuell nur als Freitext übermittelt werden. […]“(Teilnehmer aus dem Handwerk)

Ein Teil derjenigen, die in den offenen Antworten Abbildungsprobleme beschreiben, schreibt die Ursache ausdrücklich der EN 16931 oder dem Format zu. Das ist die Einschätzung der Teilnehmenden, kein Beleg für die Ursache.

„[…] fehlende normierte Datenfelder, die typische Rechnungsinhalte umfassend abdecken. Es wird für Finanzbehörden normiert und entwickelt, nicht eine praxisorientierte Komplettlösung für Unternehmen (Schwerpunkt B2B).“(Teilnehmer aus dem Finanz- und Versicherungssektor)

„[…] Außerdem reicht der vom Gesetzgeber vorgegebene Standard oft nicht aus, um die Vielfältigkeit der Geschäftsprozesse abzubilden. […]“(Teilnehmer aus dem Handwerk)

Wenn das Datenmodell nicht passt, wird ausgewichen

Wie gehen Betriebe mit Fällen um, die sich nicht abbilden lassen? Gefragt wurden die Teilnehmenden des Vertiefungsteils, die Abbildungsgrenzen berichtet hatten:

Basis: 97 Teilnehmende des Vertiefungsteils mit Abbildungsgrenzen; Mehrfachnennung möglich.

61 der 97 (62,9 %) nutzen mindestens einen Weg außerhalb des Standards: Sie verzichten für diese Fälle auf die E-Rechnung, ergänzen ein PDF oder Beiblatt oder weichen auf ein anderes Format aus. Wo eine E-Rechnung vorgeschrieben ist, gilt eine Rechnung in anderer Form rechtlich nur als sonstige Rechnung; für den Empfänger kann dann der Vorsteuerabzug gefährdet sein. Die Basis ist zwar schmal. Das Muster wird aber unabhängig davon bestätigt: In den offenen Antworten beschreiben Teilnehmende wiederholt von sich aus Ausweichlösungen – vom Rückfall auf das PDF über Angaben in Freitextfeldern bis zum doppelten Versand als PDF und E-Rechnung.

„Ich schreibe in meine Rechnungen immer ergänzend die Arbeitsstunden an den einzelnen Tagen und was gemacht wurde. Da die xRechnung dies nicht vorsieht, verschicke ich immer die Rechnung als PDF und als xRechnung.“(Teilnehmer aus der IT-Branche)

Empfänger beschreiben wiederholt die Kehrseite: Felder werden je nach Ersteller unterschiedlich belegt, was die automatische Weiterverarbeitung erschwert.

„[…] Pflichtfelder werden rudimentär befüllt und alle Informationen werden als Freitext mitgeliefert (Note), macht eine maschinelle Auswertung unmöglich.“(Teilnehmer aus dem Handel)

Weder Betriebsgröße noch Automatisierung schützen vor Problemen

Naheliegend wäre die Erklärung, dass vor allem kleine Betriebe mit wenig Ressourcen oder manuell arbeitende Betriebe Schwierigkeiten haben. Die Daten stützen das nicht.

Betriebsgröße: Betriebe mit mehr als 250 Beschäftigten berichten deutlich häufiger von Abbildungsgrenzen (35 von 53, 66,0 %) als kleinere Betriebe (je nach Größenklasse rund 30 bis 39 %). Eine plausible Erklärung sind komplexere Geschäftsvorfälle in großen Betrieben. Die Betriebsgröße wurde nur im Vertiefungsteil erhoben.

Basis: Teilnehmende des Vertiefungsteils mit Größenangabe (n = 236).

Automatisierung: Wer eingehende E-Rechnungen überwiegend automatisiert verarbeitet, nennt kaum seltener mindestens eine Problemstelle (80 von 122, 65,6 %) als wer überwiegend manuell arbeitet (85 von 114, 74,6 %). Der Abstand ist nicht deutlich. Beim Aufwand zeigt sich dagegen ein klarer Unterschied: Von den automatisiert arbeitenden Empfängern im Vertiefungsteil haben 27 von 64 (42,2 %) mehr Arbeit als vorher, von den manuell arbeitenden 48 von 62 (77,4 %).

Basis: Empfänger von E-Rechnungen mit Angabe zur Verarbeitung.

Automatisierung senkt also den Aufwand, beseitigt die Reibung aber nicht.

„[…] Wir liefern schon seit 2025 nur noch E-Rechnungen aus, mit wenig Mehraufwand dank Automation – müssen aber mittlerweile einen Großteil unserer Umsätze über jeweils kundenspezifische Portale und damit stark manuell abwickeln. Das lässt unseren Aufwand ‚explodieren‘.“(Teilnehmer aus der IT-Branche)

Wem die Anwender die Probleme zuschreiben

In den offenen Antworten verorten die Teilnehmenden Probleme fast ausschließlich außerhalb des eigenen Betriebs: bei Lieferanten, bei Softwareanbietern und Dienstleistern, bei Gesetzgeber und Verwaltung sowie in der Norm. Den eigenen Betrieb nennen deutlich weniger Teilnehmende als jede dieser Stellen.

Basis: 179 Anwender mit Freitext; nur ausdrückliche Zuschreibungen, mehrere je Person möglich.

Wiederholt beschreiben Teilnehmende Probleme, die bei Geschäftspartnern entstehen: So senden Lieferanten etwa fehlerhafte oder unvollständige E-Rechnungen oder kennen die Anforderungen nicht, während Kunden Sonderanforderungen wie eigene Portale oder Zusatzfelder stellen.

„Oftmals fehlerhafte Rechnungen und kein Verständnis beim Ersteller. […]“(Teilnehmer aus der IT-Branche)

„Softwareanbieter unterschätzen die Aufgabe. Dadurch sind Unternehmen der Situation hilflos ausgeliefert.“(Teilnehmer aus der IT-Branche)

„Es gibt keine zentral verwalteten Validierungsartefakte, die behördlich bestimmt sind. Das führt zu unterschiedlichsten Interpretationen von Validierenden und einem regelrechten Markt bzw. Zoo von Lösungen. Das hilft nicht. Der Gesetzgeber muss dringend eingreifen an dieser Stelle.“(Teilnehmer aus der IT-Branche)

Diese Verortung zeigt, wie die Anwender die Lage wahrnehmen – nicht, wo die Ursachen tatsächlich liegen.

Ein Blick nach vorn

Mit der Versandpflicht ist die Entwicklung nicht abgeschlossen. Im März 2025 hat die EU das Reformpaket ViDA („VAT in the Digital Age“) verabschiedet. Es soll vor allem den grenzüberschreitenden Umsatzsteuerbetrug eindämmen, etwa durch Karussellgeschäfte. Kern ist ein digitales Meldesystem (Digital Reporting): Ab dem 1. Juli 2030 sind Rechnungen für B2B-Umsätze zwischen Unternehmen in verschiedenen EU-Mitgliedstaaten als E-Rechnung auszustellen, und ihre Daten sind zeitnah an die Finanzverwaltung zu melden. Für Umsätze im Inland ist in Deutschland ein eigenes, transaktionsbezogenes Meldesystem vorgesehen, über das Rechnungsdaten zeitnah an eine zentrale Plattform der Finanzverwaltung übermittelt werden sollen; die obligatorische E-Rechnung ist dafür die technische Voraussetzung. Einen gesetzlich festgelegten Starttermin für dieses nationale Meldesystem gibt es noch nicht (Stand: Oktober 2026); das System wird derzeit in einer Bund-Länder-Arbeitsgruppe ausgearbeitet und muss spätestens bis zum 1. Januar 2035 an das EU-System angeglichen werden. Bei den Teilnehmenden sind diese Entwicklungen kaum im Blick:

Basis: 471 Anwender; Selbsteinschätzung des eigenen Kenntnisstands.

Entsprechend gering ist die Vorbereitung. Nur 65 von 471 Anwendern (13,8 %) sehen sich auf künftige digitale Meldepflichten vollständig oder weitgehend vorbereitet. 232 (49,3 %) haben noch nicht begonnen, 108 (22,9 %) können es nicht einschätzen. Bei der Versandpflicht sehen sich zum Vergleich 61,1 % vorbereitet.

Basis: 471 Anwender.

Die Bekanntheit ist zudem ungleich verteilt: Sie ist deutlich geringer im Handwerk, bei rein national tätigen und bei kleineren Betrieben. In den offenen Antworten spielen Meldesystem und ViDA praktisch keine Rolle.

„Dafür, dass bereits in wenigen Jahren die E-Rechnungen an die Finanzämter gesendet werden sollen, ist aktuell sehr wenig bekannt. […]“(Teilnehmer aus der IT-Branche)

Auch auf der Anbieterseite ist der Informationsstand gering. Der Verband elektronische Rechnung (VeR), der Verband der Lösungsanbieter für E-Rechnungssoftware, hat im Juni 2026 ein Stimmungsbild der deutschen Wirtschaft zu E-Rechnung und digitalem Meldesystem erhoben. Die 143 Teilnehmenden kommen aus dem Anbieterumfeld, aus Verwaltung, Beratung und Unternehmen; die Ergebnisse werden nicht nach Rolle getrennt ausgewiesen. Zum geplanten nationalen Meldesystem fühlen sich 99 von ihnen (69,2 %) eher schlecht oder gar nicht informiert.

Peppol: Was Anwender sich wünschen, was Anbieter erwarten

Beim künftigen Übertragungsweg wünschen sich 335 von 471 Anwendern (71,1 %) die E-Mail, 57 (12,1 %) Peppol. 55 (11,7 %) nutzen Peppol bereits oder planen es konkret.

Die Anbieterseite erwartet das Gegenteil. Im VeR-Stimmungsbild – einer Einschätzung aus dem Umfeld der Lösungsanbieter – rechnen 99 von 143 Antwortenden (69,2 %) damit, dass sich Peppol als Übertragungsweg durchsetzt, nur 36 (25,2 %) mit der E-Mail. Die Prognose der Anbieterseite verläuft damit nahezu entgegengesetzt zum Wunsch der Anwender.

Anwender: eurofactura-Umfrage. Anbieterseite: VeR-Stimmungsbild Juni 2026, 143 Fragebögen; Prognose, welche Übertragungswege sich durchsetzen werden.

Der Gegensatz relativiert sich, wenn man die Kenntnis einbezieht. Wer Peppol nach eigener Einschätzung gut kennt, wünscht es sich mehrheitlich als Übertragungsweg (33 von 57, 57,9 %) und nutzt oder plant es überwiegend (40 von 57). Wer nur davon gehört hat, wünscht es sich zu 10,2 % (n = 235). Wer noch nie davon gehört hat, wünscht es sich gar nicht (n = 179). Der Wunsch nach der E-Mail ist also vor allem dort verbreitet, wo Peppol wenig bekannt ist; wer Peppol kennt, steht diesem Übertragungsweg deutlich offener gegenüber.

Basis: 471 Anwender; Selbsteinschätzung der Peppol-Kenntnis.

Was die Anwender brauchen

Gefragt wurde, was bei der Umsetzung der E-Rechnung am meisten helfen würde. Möglich waren bis zu drei Nennungen:

Basis: 392 Anwender mit Angabe. Weil höchstens drei Nennungen möglich waren, bedeutet ein niedriger Wert eine nachrangige Priorität, nicht fehlenden Bedarf.

Praxisnahe Informationen, bessere Software und klarere rechtliche Vorgaben bilden mit 43 bis 45 % eine Spitzengruppe. Auch in den offenen Antworten ist „Wissen, Information und Regulatorik“ das häufigste Thema überhaupt. Teilnehmende beschreiben wiederholt unklare oder fehlende Vorgaben, Unwissen bei Geschäftspartnern und Softwareanbietern sowie eigene Unsicherheit.

„Viele Unternehmen sind m. E. nicht richtig geschult. Des Weiteren sind die Softwarehersteller teilweise noch nicht so weit, wie sie eigentlich kurz vor der E-Rechnungspflicht sein müssten. […]“(Teilnehmer aus der Industrie)

„Man wird ziemlich alleine gelassen, weiß nicht, was genau gefordert wird und wie man es im Unternehmen umsetzt. […]“(Teilnehmer aus der Industrie)

Die geäußerten Wünsche richten sich vor allem auf Einheitlichkeit, verbindliche Vorgaben und bessere Information. Mehrfach gewünscht werden ein amtliches, kostenfreies Prüfwerkzeug und eine klare, verbindliche Dokumentation dazu, welche Angabe in welches Feld der E-Rechnung gehört.

„Eine klare und verlässliche sowie verständliche Dokumentation der Vorgaben zu den Feldbefüllungen mit Ausnahmen und Beispielen wäre sehr wichtig. Ein zentrales Prüfungstool der gesetzgebenden Seite, um die Formate zu testen, halte ich für unabdingbar.“(Teilnehmer aus dem Dienstleistungsbereich)

Die Anbieterseite kommt aus anderer Richtung zu einem ähnlichen Befund: Im VeR-Stimmungsbild gilt mangelndes Wissen in den Unternehmen als größte Herausforderung (80 von 143, 55,9 %). Beide Seiten sehen damit ein Informationsdefizit, verorten es aber unterschiedlich: Die Anbieterseite sieht es in den Unternehmen, die Anwender beschreiben es in ihren offenen Antworten auch bei Softwareanbietern und Geschäftspartnern.

Einordnung: Was sich aus den Ergebnissen ableiten lässt

Die eurofactura-Umfrage zeigt, wie sich Probleme in der Praxis auswirken. Worauf sie zurückgehen, kann sie nicht belegen. Aus den Ergebnissen lassen sich aber Hypothesen ableiten. Sie sind mit den Befunden gut vereinbar und benennen, was weiter zu prüfen wäre.

Hypothese 1: Ein Teil der Probleme geht darauf zurück, dass die Norm nicht für die Vielfalt des B2B-Geschäftsverkehrs gestaltet wurde

Die europäische Norm EN 16931 wurde im Rahmen der Richtlinie 2014/55/EU für die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen entwickelt. In Deutschland wird sie auf den gesamten Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen angewandt.

Dafür spricht: Betroffen sind vor allem typische B2B-Inhalte. Die Grenzen treten regelmäßig auf, in allen Branchen und häufiger bei großen Betrieben mit vielfältigen Geschäftsvorfällen sowie bei hohem Rechnungsvolumen. Automatisierung macht beim Auftreten der Probleme keinen deutlichen Unterschied. Ein Teil der Betroffenen schreibt die Ursache in den offenen Antworten ausdrücklich der Norm oder dem Format zu.

Hypothese 2: Unklare Vorgaben und eine fehlende verbindliche Referenz führen zu uneinheitlichen Auslegungen

Dafür spricht: 62 von 471 Anwendern (13,2 %) können nicht einschätzen, ob sich ihre Rechnungsinhalte abbilden lassen. Klarere rechtliche Vorgaben stehen in der Spitzengruppe des Bedarfs. Rund jeder vierte Teilnehmende des Vertiefungsteils mit Abbildungsgrenzen löst Fälle über bilaterale Absprachen. In den offenen Antworten werden wiederholt unklare Vorgaben, widersprüchliche Prüfwerkzeuge und eine fehlende amtliche Referenz genannt. Ebenso wiederholt wird beschrieben, dass Felder je nach Ersteller unterschiedlich belegt werden.

Fazit: Wo jetzt Handlungsbedarf besteht

Die E-Rechnung ist bei den Teilnehmenden der eurofactura-Umfrage formal angekommen, im Alltag aber noch nicht. Im Rechnungseingang überwiegt das PDF, die automatische Verarbeitung ist die Ausnahme, und für die Mehrheit ist der Aufwand gestiegen statt gesunken. Gut jeder vierte Anwender stößt regelmäßig auf Geschäftsvorfälle, die sich im strukturierten Datensatz nicht abbilden lassen, und weicht dann auf PDF, Beiblätter oder Freitextfelder aus. Das alles gilt für eine Teilnehmerschaft, die weiter fortgeschritten ist als die Handwerksbetriebe der ZDH-Umfrage. Mit der Versandpflicht ab 2027 kommen viele Betriebe hinzu, die bei der Umsetzung noch nicht so weit sind.

Handlungsbedarf zeigt sich vor allem an drei Stellen:

Abbildbarkeit: Typische Inhalte des Geschäftsverkehrs zwischen Unternehmen – branchenübliche Zusatzangaben, Erläuterungen, Bezüge zu Aufträgen und Lieferscheinen, Anlagen, Abschlags- und Schlussrechnungen – müssen sich im strukturierten Datensatz abbilden lassen, ohne dass Betriebe auf Wege außerhalb des Standards ausweichen.

Verbindliche Vorgaben: Anwender brauchen eine einheitliche Referenz dafür, welche Angabe in welches Feld gehört und wann eine Rechnung als konform gilt, einschließlich eines frei verfügbaren, amtlichen Prüfwerkzeugs.

Software und Information: Lösungen müssen die Anforderungen vollständig und praxistauglich umsetzen. Und Anwender wie Geschäftspartner brauchen verständliche, praxisnahe Informationen, auch mit Blick auf ViDA und die geplanten digitalen Meldepflichten für Umsatzsteuerdaten.

eurofactura e.V. setzt mit eigenen Angeboten an diesen Handlungsfeldern an:

Branchencenter: In Branchencentern sollen Anwender, Vertreter von Branchenverbänden und Anbieter gemeinsam branchenspezifische Umsetzungsempfehlungen erarbeiten – etwa dazu, wie sich typische Geschäftsvorfälle einer Branche im Datensatz abbilden lassen und welche Angabe in welches Feld gehört. Das soll bilaterale Absprachen überflüssig machen, Ausweichlösungen bei Abbildungsproblemen vereinheitlichen und so Arbeitsaufwand und manuelle Eingriffe verringern.

Gütesiegel für E-Rechnungssoftware: Ein unabhängiges Gütesiegel bzw. eine Zertifizierung soll Anwendern zeigen, welche Lösungen die Anforderungen vollständig und praxistauglich umsetzen.

Open Source: eurofactura fördert Open-Source-Lösungen rund um die E-Rechnung, die allen Anwendern frei zur Verfügung stehen.

eurofactura Academy: Schulungen der eurofactura Academy vermitteln praxisnahes Wissen zur E-Rechnung – für alle, die E-Rechnungen erstellen, empfangen oder verarbeiten.

Darüber hinaus bringt der Verein die Ergebnisse der Umfrage in den Austausch mit Normungs- und Standardisierungsgremien, Verwaltung und Softwareanbietern ein und setzt sich dafür ein, dass die Erfahrungen aus der Praxis bei der Weiterentwicklung der EN 16931, der Formate und der Vorgaben berücksichtigt werden.

Quellen

• eurofactura – Verein zur Förderung der E-Rechnung in Europa e. V. (2026): Umfrage „Stand der E-Rechnung“. Online-Befragung, 01.08.–30.09.2026; 644 Datensätze, davon 471 Anwender ausgewertet.
• Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) (2026): Umfrageergebnisse E-Rechnung. Erhebung 12.01.–27.02.2026; 1.926 Betriebe. Ergebnisübersicht (PDF)
• Verband elektronische Rechnung (VeR) e. V. (2026): Umfrageergebnisse zum digitalen Meldesystem; 143 Fragebögen. Stimmungsbild der deutschen Wirtschaft zu E-Rechnung und digitalem Meldesystem (PDF)
• Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen, ABl. L 133 vom 6. Mai 2014, S. 1.
• Richtlinie (EU) 2025/516 des Rates vom 11. März 2025 zur Änderung der Richtlinie 2006/112/EG in Bezug auf die Mehrwertsteuervorschriften für das digitale Zeitalter (ViDA).

Umrechnung der Vergleichswerte: Der ZDH weist seine Prozentwerte bezogen auf alle 1.926 Teilnehmenden aus, einschließlich derer, die eine Frage nicht beantwortet haben. Für den Vergleich wurden diese Werte auf die Betriebe umgerechnet, die die jeweilige Frage beantwortet haben (veröffentlichter Anteil geteilt durch den Anteil der Antwortenden). Die Zahl dieser Betriebe ist daher nur näherungsweise bekannt und mit „≈“ gekennzeichnet. Für das VeR-Stimmungsbild wurden die Anteile aus den dort veröffentlichten Fallzahlen berechnet, zum Beispiel 99 von 143 Fragebögen.