El archivo de las facturas electrónicas debe garantizar la conservación adecuada de los datos de facturación estructurados durante el período legalmente prescrito. Los requisitos determinantes se derivan de las GoBD y de la legislación del IVA, en particular en lo que respecta a la inalterabilidad, la integridad y la trazabilidad. Las facturas electrónicas deben archivarse en el formato original recibido o generado, y complementarse con metadatos, resultados de validación e información de registro. Las transformaciones —por ejemplo, entre perfiles de la norma EN 16931, a formatos internos o a vistas de presentación— están permitidas, pero deben realizarse sin alterar el contenido y documentarse de forma exhaustiva.

En la práctica empresarial, ello exige una integración coherente de los procesos de archivo y transformación en los sistemas existentes. Además de un archivo a prueba de auditorías, debe garantizarse en particular la legibilidad a largo plazo de los datos estructurados, la trazabilidad de los pasos de transformación, así como la vinculación coherente entre los datos originales, los resultados de validación y los formatos derivados. Unos procesos definidos de forma insuficiente conllevan un mayor esfuerzo de comprobación y riesgos jurídicos.

El centro de competencias «Archivo & transformación» aborda estas cuestiones mediante el análisis sistemático de los requisitos normativos y las opciones de implementación técnica. Evalúa los enfoques de transformación y archivo y elabora directrices sólidas para una conservación a prueba de auditorías, flujos de datos trazables y un diseño coherente de los procesos.

Ejes prioritarios

Clasificación de los requisitos jurídicos en materia de archivo y estabilidad de los formatos

Evaluación de las lógicas de transformación y la integridad de los datos

Integración en los procesos y sistemas digitales

Definición de los requisitos en materia de documentación y trazabilidad

Desarrollo de estrategias de archivo y transformación a prueba de auditorías